Cada documento fiscal português tem um código da AT, que vem no código QR e no e-Fatura: FT, FR, FS, ND, NC, RC, RG. O saldo lê o tipo de cada documento, impresso por extenso ou pelo código, e é o tipo que decide o que acontece quando o aprova.
Uma «Fatura» lida de um PDF e uma «FT» vinda do e-Fatura são o mesmo tipo. Por isso a mesma fatura, chegada por dois caminhos, é reconhecida como uma só.
O que faz cada tipo ao aprovar
| Código | Nome | Ao aprovar |
|---|---|---|
| FT | Fatura | Fica a pagar ao fornecedor, ou a receber do cliente, até chegar o dinheiro. |
| ND | Nota de débito | Como uma fatura: acrescenta o que é devido. |
| FR | Fatura-recibo | Fica registada e também paga, na data da fatura. |
| FS | Fatura simplificada | Como uma fatura-recibo: registada e paga ao mesmo tempo. |
| NC | Nota de crédito | Abate na fatura a que se refere. |
| RC, RG | Recibo | Prova que uma fatura já registada foi paga. |
Fatura e nota de débito (FT, ND)
A fatura fica em aberto: a pagar, se for uma compra, ou a receber, se for uma venda. Fica paga quando a liga ao movimento do banco que a pagou, ou quando regista o pagamento. Ver Registar o pagamento de uma fatura.
Fatura-recibo e fatura simplificada (FR, FS)
Estes documentos dizem que a fatura foi paga no momento em que foi passada. Ao aprovar, o saldo regista também o pagamento, na conta por onde passou o dinheiro. Por omissão é o banco.
Quando o movimento aparecer no extrato ou no banco ligado, o saldo reconhece que é o mesmo pagamento e põe-no de lado como duplicado. O pagamento não conta duas vezes.
Se carregou a fatura com Já pagas por a caixa ou um fundo de maneio, o pagamento é registado aí. Ver Carregar faturas e recibos.
Se a fatura-recibo for aprovada contra um movimento do banco que já estava no saldo, o pagamento é esse movimento, e nada é registado a mais.
Nota de crédito (NC)
Uma nota de crédito devolve parte ou a totalidade de uma fatura: mercadoria devolvida, um desconto dado depois, uma fatura passada a mais. Serve para compras e para vendas.
Ao aprovar, a nota abate na fatura que indica. Numa compra, devolve também a parte do IVA que tinha deduzido nessa fatura.
Se a fatura já estava paga, o que sobra da nota fica como crédito a seu favor junto do fornecedor. Esse crédito abate numa fatura seguinte, ou fecha-se quando o fornecedor devolver o dinheiro. Por exemplo: a Exemplo, Lda devolve paletes ao fornecedor depois de pagar a fatura; a nota de crédito fica como crédito até à próxima compra. Ver Fechar uma fatura sem dinheiro.
Recibo (RC, RG)
Um recibo prova que uma fatura foi paga. Não é uma nova despesa nem uma nova receita.
- Com a fatura no saldo: o recibo junta-se à fatura que indica e regista o pagamento. Mantém o seu próprio número, e fica nos ficheiros da fatura.
- Sem fatura por trás: há despesas cujo único documento é um recibo, como a renda, com o recibo de renda eletrónico do Portal das Finanças. Nesse caso, o recibo é registado como uma fatura-recibo: despesa e pagamento de uma vez. Como um recibo não é uma fatura, o IVA que tiver não é deduzido e conta como custo.
O RC é o recibo de quem está no regime de IVA de caixa; o RG é o recibo comum. No saldo funcionam da mesma maneira.
Retenção na fonte
Qualquer destes documentos pode indicar uma retenção na fonte de IRS ou IRC. Ao aprovar, o saldo regista a retenção: a fatura fica a dever só o que o banco vai mostrar. A parte retida fica a entregar ao Estado, numa compra, ou já paga ao Estado pelo cliente, numa venda. Ver Fechar uma fatura sem dinheiro.
Outros documentos
Um documento de outro tipo, como uma guia de transporte, um orçamento ou uma fatura pró-forma, não é registado. Fica em Por rever com o aviso «Um tipo de documento que o saldo não regista», para decidir o que fazer, normalmente ignorá-lo.
Uma declaração de impostos, um comprovativo de pagamento ou um extrato bancário não são faturas: o saldo diz que não encontrou nenhuma fatura no ficheiro. Uma guia de pagamento ao Estado liga-se ao movimento que a pagou. Ver O que deve ao Estado.