Cada empresa tem um endereço de email só seu. Reencaminhe para lá as faturas e os recibos que recebe, ou dê-o aos fornecedores para as enviarem diretamente. Os anexos são lidos como se os tivesse carregado, e cada fatura espera em Por rever.
Onde está o endereço
O endereço aparece em dois sítios, no cartão Recibos por email:
- em Adicionar › Por email;
- em Por rever, no botão ⋯, em Importações.
Carregue no endereço para o copiar.
O endereço só aparece a quem pode trabalhar nas contas: o proprietário, os administradores, os membros e o contabilista. A empresa de exemplo não tem endereço.
Enviar faturas para o endereço
- Abra no seu email a mensagem com a fatura.
- Reencaminhe-a para o endereço da empresa, com a fatura em anexo.
Pode também pedir a cada fornecedor que envie as faturas diretamente para este endereço. Muitos programas de email deixam também reencaminhar sozinhos as mensagens de um remetente.
Ao fim de pouco tempo, a fatura aparece em Por rever. A importação aparece em Importações, com o nome do ficheiro. No Histórico da fatura fica escrito que chegou pelo endereço de recibos da empresa e quem a enviou.
Que anexos são lidos
O saldo lê os mesmos ficheiros que pode carregar à mão:
- PDF;
- fotografias em JPEG, PNG ou WebP;
- faturas eletrónicas em XML (UBL, CIUS-PT).
Os outros anexos são ignorados, como os logótipos das assinaturas e os convites de calendário. O texto da mensagem não é lido, só os anexos.
Há alguns limites:
- até 12 MB por anexo e 20 MB por mensagem;
- até 10 faturas por mensagem (as seguintes não são lidas: envie-as noutra mensagem);
- até 100 mensagens por dia, por empresa.
Quando uma mensagem não é aceite, quem a enviou recebe-a de volta com o motivo, em inglês. Os motivos são: o endereço não existe ou foi substituído, a mensagem não traz nenhum PDF nem imagem, os anexos passam dos 20 MB, a empresa já recebeu as mensagens do dia, ou o domínio de quem enviou diz que não foi ele que a enviou.
Gerar novo endereço
Só o proprietário e os administradores podem gerar um novo endereço.
Faça-o se o endereço começar a receber correio que não é da empresa.
- Carregue em Gerar novo endereço, no cartão Recibos por email.
- Confirme.
A partir desse momento, o correio enviado para o endereço antigo é devolvido a quem o enviou.