As vendas são passadas no seu programa de faturação certificado, não no saldo. Para as trazer, importe uma vez por mês o ficheiro SAF-T que esse programa exporta. Lê o resumo, confirma, e as vendas do mês entram todas de uma vez.
O SAF-T (PT) é o ficheiro, definido pela AT, que todos os programas de faturação certificados sabem exportar. Tem cada fatura, nota de crédito e fatura-recibo emitida no período.
Só o proprietário, os administradores, os membros e o contabilista podem importar e registar vendas.
Exportar o SAF-T no programa de faturação
O saldo lê o SAF-T (PT) na versão 1.04_01, tal como o exportam o Moloni, o InvoiceXpress, o Vendus, o PHC, o Primavera, o Sage ou o TOConline, entre outros.
No seu programa, procure a opção de exportar o SAF-T e escolha:
- o ficheiro de faturação, não o de contabilidade;
- um mês de cada vez.
Guarde o ficheiro XML no computador.
Carregar e ver o resumo
- Carregue em Adicionar e escolha Vendas do programa de faturação.
- Arraste o ficheiro para Arraste o ficheiro SAF-T para aqui, ou carregue em Escolher ficheiro.
- Carregue em Iniciar importação.
Abre-se a página da importação com o resumo do ficheiro. O título diz de que programa veio, e por baixo a empresa, o NIF e as datas que o ficheiro cobre.
O resumo tem:
- quatro contagens: Prontos a registar, Já no saldo, Requerem atenção e Anulados no ficheiro;
- os totais Por tipo de documento, Por mês e Por taxa de IVA. As notas de crédito são subtraídas, e os documentos anulados ficam de fora;
- a Verificação dos totais do ficheiro: os totais que o próprio ficheiro declara, ao lado do que o saldo somou. Se disser Confere, o ficheiro chegou completo.
Compare o total do mês com o que o seu programa mostra.
O que fica de fora
Em Não são registados ao aprovar estão os documentos que o saldo não sabe registar, cada um com o motivo. Por exemplo: um cliente fora de Portugal, uma venda com retenção na fonte, uma venda em regime de IVA de caixa, uma data num mês já fechado.
Esses ficam por registar, na página da importação, para si ou para o seu contabilista tratarem. O saldo não adivinha o que não sabe registar. O que quer dizer cada motivo está em Mensagens das importações.
Registar as vendas
- Em Aprovar a importação, leia a frase que resume o que vai entrar, por exemplo «Regista 42 vendas num total de 18 450,00 €».
- Se o ficheiro tiver faturas-recibo, escolha em que conta registar esses recebimentos.
- Carregue em Registar 42 vendas (o número é o das suas vendas).
- Confirme em Registar estas vendas?.
No fim, o saldo diz quantas vendas registou, quantas associou a vendas que já estavam no saldo e quantas faturas-recibo deu como recebidas.
Ao registar:
- cada fatura fica a receber do cliente;
- cada fatura-recibo fica também recebida. As pagas com cartão ou MB WAY entram no terminal de pagamento da empresa, se tiver um só; as pagas em notas e moedas entram na caixa; as outras, na conta que escolheu;
- cada nota de crédito abate na fatura que corrige, se essa fatura estiver no saldo e ainda por receber;
- os documentos anulados deixam de esperar por si.
A importação também aparece em Por rever, como «Importação de vendas à espera de aprovação», até ser registada.
Antes de registar: o NIF
O saldo confirma que o ficheiro é da sua empresa pelo NIF. Se o NIF da empresa ainda não estiver nas Definições, ou se o ficheiro for de outro NIF, o botão fica desligado. Ver Dados da empresa e regime de IVA.
Importar o mesmo mês outra vez
Pode importar de novo um ficheiro, ou dois ficheiros com meses que se sobrepõem. Cada documento entra uma só vez: os que já estão registados aparecem em Já no saldo.
Uma venda que já tinha registado à mão, com o mesmo número e o mesmo cliente, é associada à do ficheiro em vez de ser registada outra vez.
Se o programa de faturação mudou um documento depois de o registar, o saldo não mexe no que está registado. Mostra-o como alterado, para decidir o que fazer.
Se precisar de corrigir uma venda depois, o saldo regista a correção à parte. O que foi registado nunca é apagado. Ver Corrigir ou anular uma fatura.