O dono nunca vê débitos nem créditos: regista uma despesa ou uma receita, diz o que foi um movimento do banco, e confirma o que o saldo propõe. Por trás, cada uma dessas decisões é um lançamento equilibrado num diário com partidas dobradas. É desse diário que saem o balancete, a demonstração de resultados, o IVA, as dívidas de clientes e a fornecedores, e tudo o que o dono vê no ecrã.
Esta página diz-lhe o que encontra quando abre o Diário ou o balancete.
O plano de contas
O plano inicial é o Código de Contas das microentidades (Portaria 218/2015), com o código de taxonomia do SAF-T de cada conta (Portaria 302/2016, anexo III).
As categorias que o dono escolhe são contas da classe 6 e da classe 7, mais algumas da classe 4 para compras de equipamento. A categoria diz a natureza do gasto ou do rendimento. A taxa de IVA não vem da conta: vem do código de IVA de cada linha da fatura. Por isso não há subcontas por taxa, como as do plano das microentidades (“com IVA dedutível — taxa normal”).
O enquadramento da empresa (NC-ME, NCRF-PE ou NCRF) e a data de eficácia são decisão sua. Ficam em Definições, separador Contabilidade, em Identificação fiscal.
Se a empresa trouxe o seu balancete como ponto de partida, as contas que já existiam nele são aproveitadas. Uma conta que o plano do saldo não tinha é criada sem código de taxonomia, e o saldo avisa disso ao carregar o ponto de partida. Ver Indicar o ponto de partida.
As contas por papel
O saldo lança sempre nas mesmas contas para as mesmas coisas. Cada uma é aberta da primeira vez que é precisa:
| Para quê | Conta |
|---|---|
| Fornecedores e clientes | 221 Fornecedores c/c, 211 Clientes c/c |
| IVA | 2432 IVA dedutível, 2433 IVA liquidado |
| Bancos e terminais de cartões | 121, 122, … (uma conta por cada) |
| Caixa e fundos de maneio | 111 Caixa; 112, 113, … um por fundo |
| Retenções na fonte | 242 nas compras, 241 nas vendas |
| Sinais | 228 Adiantamentos a fornecedores, 276 Adiantamentos por conta de vendas |
| Cauções | 27821 Cauções prestadas, 27822 Cauções recebidas |
| Quem pagou do seu bolso por um fundo | 27811 Fundos de maneio |
| Diferença com o banco ainda por explicar | 27812 Diferenças por esclarecer |
| Contagem da caixa ou de um fundo | 6888 Quebras de caixa, 7888 Sobras de caixa |
| Descontos de pronto pagamento | 682 concedidos, 782 obtidos |
| Diferenças de câmbio de clientes e fornecedores | 6887, 7887 |
| Sócios | 2681 Acionistas/sócios — outras operações |
Os clientes e fornecedores não têm subconta. Cada linha em 211 e 221 leva a entidade, e as contas correntes leem-se por entidade a partir do diário.
Um movimento do banco que não é uma fatura vai para a conta da sua natureza quando a empresa o classifica: 2436 no pagamento do IVA, 245 na Segurança Social, 242 nas retenções de IRS, 241 no IRC, 2312 nos salários, 25111 nos empréstimos (e 6911 nos juros), 2681 no dinheiro dos sócios, 511 nas entradas de capital. O saldo regista para onde foi o dinheiro, não a obrigação: o processamento dos salários e o apuramento do IVA são lançamentos seus.
O que cada decisão lança
| O que o dono faz | O lançamento |
|---|---|
| Aprova uma fatura de compra | 6x (ou 4x) pelo valor sem IVA e pelo IVA não dedutível, 2432 pelo IVA dedutível, a 221 pelo total |
| Aprova uma fatura de venda | 211 pelo total, a 7x e 2433 |
| Liga um movimento a uma fatura | 221 a 12x no pagamento, 12x a 211 no recebimento |
| Explica uma despesa sem fatura | 6x a 12x (ou 11x) pelo valor pago, sem IVA |
| Faz um encontro de contas | 221 a 211, na mesma entidade |
| Aplica uma nota de crédito | Nada: a nota já lançou o seu estorno, e o saldo só a liga à fatura |
| Diz que um sócio pagou do seu bolso | 221 a 2681 |
Uma fatura-recibo (FR) ou uma fatura simplificada (FS) lança também o pagamento, na conta por onde foi paga. Quando a linha do extrato aparece, fica marcada como o mesmo dinheiro e não conta duas vezes.
As datas
- Uma venda regista-se na data de emissão, o dia em que o IVA se torna exigível (art. 7.º e 8.º CIVA), seja qual for o dia em que alguém a registou.
- Uma compra pode registar-se mais tarde, na Data na contabilidade: o dia em que a fatura foi recebida (art. 22.º n.º 2 CIVA). É esse o período em que o IVA dela é deduzido.
- Um pagamento regista-se na data do movimento do banco, da caixa ou do fundo.
O IVA
Cada linha de uma fatura tem o seu código de IVA. Os códigos têm o nome do saldo (PT-IVA23, PT-IVA6) e, por trás, a taxa, o código do SAF-T (NOR, INT, RED, ISE) e, quando é o caso, o tratamento: aquisições intracomunitárias, serviços comprados na UE e fora dela, vendas a empresas no estrangeiro. Há códigos próprios para os Açores e a Madeira.
A percentagem dedutível vem da categoria (art. 21.º CIVA: metade no gasóleo, nada na gasolina nem nos carros de passageiros) e do regime da empresa. O IVA não dedutível é lançado a gasto.
Despesas sem fatura: PT-SEM-FATURA
Quando o dono paga uma despesa e a fatura ainda não chegou (um cartão, a caixa, um fundo), regista-a pela categoria com o código PT-SEM-FATURA. Vai pelo valor pago, sem IVA deduzido (art. 19.º n.º 2 CIVA). Fica fora da declaração e fora da tabela de impostos do SAF-T.
Quando a fatura chega por qualquer fonte, o saldo propõe juntá-la a esse pagamento. Ao aprovar, a despesa sem fatura é estornada e a fatura lança-se com o seu IVA. Até lá, o movimento aparece como Fatura em falta.
Quando a fatura não vai chegar, o dono diz porquê:
| Motivo | O que significa | O que muda no lançamento |
|---|---|---|
| Não precisa: há outro comprovativo | Comissões bancárias, impostos, seguros, rendas com recibo | Nada. É um gasto normal. |
| Só há talão, ou fatura sem o NIF da empresa | Sem dedução de IVA (art. 19.º n.º 2 e 36.º CIVA); não dedutível para IRC (art. 23.º-A n.º 1 c) CIRC) | Nada. O acréscimo é seu, na Modelo 22. |
| Não há comprovativo nenhum | Despesa não documentada: não dedutível e com tributação autónoma de 50% (art. 88.º n.º 1 CIRC) | Nada. O fecho do mês estima a tributação autónoma. |
| Foi uma despesa pessoal | Não é da empresa (art. 23.º n.º 1 CIRC) | Sai do gasto e vai para 2681: o sócio fica a dever o valor. |
A última é uma correção: só o proprietário, os administradores e o contabilista a podem fazer.
As refeições e ofertas a clientes têm categoria própria em 626, sem IVA dedutível e com tributação autónoma de 10% (art. 88.º n.º 7 CIRC). O fecho do mês também as soma.
Retenções na fonte
Uma fatura com retenção é aprovada com uma regularização sem dinheiro: 221 a 242 numa compra (a empresa reteve e deve-o ao Estado), 241 a 211 numa venda (o cliente reteve, e é IRC já pago). O que fica em aberto na fatura é o que o banco vai pagar.
Construção civil com autoliquidação
Uma fatura de subempreiteiro com “IVA – autoliquidação” (art. 2.º n.º 1 j) CIVA) lança-se com o código PT-AUTOLIQ-CONSTR-23, ou -6 nas empreitadas de reabilitação à taxa reduzida: a empresa liquida o IVA em 2433 e deduz em 2432 na parte a que tem direito. Uma fatura emitida pela empresa nestas condições (PT-CONSTR-AUTOLIQ) não leva IVA.
O saldo assinala um fornecedor sem alvará nem certificado de empreiteiro registado na entidade. Não o consulta no IMPIC.
As outras autoliquidações internas (sucatas, licenças de emissão de CO2, cortiça) ficam à espera em Por rever, sem lançamento.
O regime de IVA da empresa
Em Definições, separador Contabilidade, o Regime de IVA pode ser:
- Normal: deduz o que cada categoria permite. É o regime quando nada se escolhe.
- Isenta, art. 9.º (sem direito a dedução): não deduz nada, e o IVA das compras fica no custo. Na construção civil só autoliquida as operações da verba 2.42.
- Misto, com pro rata (art. 23.º): o pro rata provisório do ano é a percentagem dedutível por defeito. Numa compra que serve só um dos lados, a pessoa que revê a fatura muda a percentagem (afetação real).
O regime do art. 53.º não existe no saldo: uma empresa tem sempre contabilidade organizada. O regime de IVA de caixa também não: uma venda nesse regime fica em Por rever.
Correções: estornos, nunca edições
Nenhum lançamento é editado nem apagado.
- Corrigir uma fatura estorna o lançamento dela, linha a linha com o sinal trocado, e lança o novo. A fatura mantém-se a mesma, com os pagamentos e os ficheiros. O antes e o depois ficam no histórico da fatura.
- Anular uma fatura estorna o lançamento e deixa a fatura anulada.
- Desfazer uma decisão (uma aprovação, a ligação de um movimento, um encontro de contas) estorna o que ela lançou.
No Diário, cada estorno tem a marca Anulação, e o filtro Anula um registo mostra-os todos.
Um estorno tem a data do que corrige, enquanto esse mês está aberto. Se o mês já foi enviado, o estorno e o novo lançamento vão para o primeiro dia do primeiro mês aberto. Ver Meses fechados e correções.
O que não se lança
- Uma venda que o dono deixa de contar receber (Não contar com este dinheiro) não lança nada. Sai do “a receber” e da previsão, mas a dívida continua em 211. A imparidade, se a houver, é sua.
- Uma diferença entre o saldo do banco e o das contas fica à vista até uma importação a fechar. Só um administrador a pode lançar, a 27812, para ser explicada depois. Numa caixa ou num fundo, a diferença da contagem vai a 6888 ou 7888.
Veja também O que o saldo não faz.