Se não ligou o banco, ou se quer trazer meses antigos, importe o extrato que o banco lhe dá. Cada linha passa a ser um movimento, à espera de dizer o que foi.
Um extrato nunca cria faturas nem acrescenta IVA. Diz só que dinheiro entrou e saiu.
Só o proprietário, os administradores, os membros e o contabilista podem importar extratos.
Importar o extrato
- Carregue em Adicionar e escolha Extrato do banco.
- Em Conta bancária, escolha a conta a que o extrato pertence.
- Arraste o ficheiro para Arraste o extrato para aqui, ou carregue em Escolher ficheiro.
- Confirme o que o saldo mostra, conforme o tipo de ficheiro (ver abaixo).
- Carregue em Iniciar importação.
Abre-se a página da importação. Quando o extrato estiver lido, os movimentos aparecem em Movimentos e, os que precisam de explicação, em Por rever. Ver Explicar um movimento.
Em Conta bancária aparecem as contas bancárias e os terminais de pagamento. Se não aparecer nenhuma, crie primeiro a conta em Dinheiro. Ver As suas contas de dinheiro.
Importe um ficheiro de cada vez, com até 5 MB.
Os quatro tipos de ficheiro
| Ficheiro | O que tem de confirmar |
|---|---|
| CSV ou Excel (.xlsx) | Que as colunas foram bem lidas, na pré-visualização. |
| CAMT.053 | Nada: o banco diz tudo no ficheiro. |
| Nada, mas só entra se as linhas baterem com os saldos impressos. |
O formato antigo do Excel (.xls) não é aceite. Abra-o no Excel e guarde-o como .xlsx ou CSV.
CSV e Excel: a pré-visualização e as colunas
Cada banco escreve o CSV à sua maneira. Por isso, antes de importar, o saldo mostra a Pré-visualização: as primeiras linhas do ficheiro tal como as lê.
Em Formato do ficheiro, o saldo escolhe sozinho uma de três leituras:
- Guardado para esta conta: a leitura que confirmou da última vez, nesta conta;
- Millennium BCP / ActivoBank: o formato desses bancos, já conhecido;
- Detetado a partir do ficheiro: o saldo adivinha cada coluna pelo cabeçalho e pelo conteúdo. Confirme cada coluna antes de importar.
Veja se as datas, as descrições e os montantes da tabela estão certos. Por baixo, o saldo conta os movimentos e soma as Entradas e as Saídas: compare-as com o extrato do banco.
Se alguma coisa estiver mal, ajuste as opções:
- Codificação do texto: se aparecerem letras estranhas no lugar dos acentos, mude para Windows-1252 (Latin-1);
- Separador de colunas, Separador decimal e Separador de milhares: como o ficheiro separa as colunas e escreve os números;
- Ordem da data: dia-mês-ano, ano-mês-dia ou mês-dia-ano;
- Linhas a ignorar acima do cabeçalho e Linhas a ignorar depois do último movimento: o texto que o banco põe antes e depois dos movimentos;
- as colunas Data, Descrição, Montante, e as opcionais Data valor, Saldo, Entidade e Referência.
Em Montante, escolha Uma coluna, com as saídas a negativo ou Colunas separadas para saídas e entradas, conforme o banco.
Se o ficheiro tiver a coluna Saldo, o saldo confirma que cada saldo resulta do anterior. Se não resultar, avisa em que linha: pode faltar um movimento no ficheiro.
Todas as linhas têm de ser lidas antes de importar. Enquanto houver linhas com erro, o botão Iniciar importação fica desligado. O que quer dizer cada erro está em Mensagens das importações.
Ao importar, as opções ficam guardadas para esta conta. Da próxima vez, um extrato do mesmo banco é lido logo bem.
Num Excel, o saldo lê a primeira folha do livro, como se fosse um CSV.
CAMT.053: sem colunas para acertar
O CAMT.053 é um formato de extrato em XML, o mesmo em muitos bancos europeus. Se o seu banco o tiver, encontra-o no banco online, junto aos outros formatos de exportação.
Como o banco diz tudo no ficheiro, não há colunas para acertar. O saldo só verifica três coisas:
- os movimentos levam o saldo inicial ao saldo final, ao cêntimo;
- o ficheiro tem uma só conta;
- a conta é em euros.
Se alguma falhar, nada é importado. Só entram os movimentos já lançados pelo banco, não os pendentes.
PDF: tem de bater com os saldos impressos
Num extrato em PDF, a IA lê cada linha. Como a IA pode ler mal um número, o saldo só importa o extrato se:
- o saldo inicial impresso, mais as linhas lidas, der o saldo final impresso, ao cêntimo;
- cada saldo impresso ao longo do extrato bater com as linhas antes dele.
Se não bater, nada é importado. É melhor não importar nada do que estragar as contas sem ninguém dar por isso. Nesse caso, use o CSV ou o CAMT.053 do mesmo extrato.
O PDF pode ter até 40 páginas. Para extratos mais longos, use o CSV ou o CAMT.053.
Importar o mesmo período duas vezes
Pode importar um extrato que se sobrepõe a outro já importado. O saldo reconhece as linhas que já tem e não as conta duas vezes.
Se o banco tiver mudado uma linha desde a última importação, a linha é atualizada. Se esse movimento já estava explicado, a alteração fica à espera em Por rever, junto ao original.
Se a conta também estiver ligada ao banco, os movimentos que a ligação já trouxe ficam postos de lado como duplicados. Pode vê-los em De onde veio, em Movimentos duplicados.