A renda do escritório, a avença do contabilista, uma licença de software: há faturas que se repetem com o mesmo valor. Em vez de as escrever todas as vezes, crie um modelo. Na data marcada, o saldo prepara a fatura em rascunho.
Os modelos estão em Definições, no separador Recorrentes.
Cada linha mostra o modelo, a entidade, a Periodicidade («Mensal, ao dia 2»), o valor Com IVA, o Próximo rascunho, o estado e quantos Documentos já criou, com os que ainda estão por registar.
Criar um modelo
- Em Definições, abra Recorrentes e carregue em Novo modelo.
- Escolha o Tipo: Despesa ou Receita.
- Dê-lhe um Nome, por exemplo «Renda do escritório».
- Escolha a Entidade, a Categoria e o Código de IVA.
- Escreva o Valor sem IVA (EUR). Por baixo, o saldo mostra o valor com IVA.
- Em Prazo de pagamento (dias), diga quantos dias depois da data do rascunho a fatura vence. Por exemplo, 30.
- Em Repete, escolha Todos os meses, Todos os trimestres ou Todos os anos, e o Dia do mês.
- Escolha o Primeiro mês e, se o modelo tiver fim, o Último mês (opcional).
- Se quiser, escreva a Descrição que cada rascunho vai ter e as Etiquetas.
- Carregue em Novo modelo.
Nos meses mais curtos, um dia 31 passa a ser o último dia do mês. Um modelo trimestral conta a partir do primeiro mês: começado em fevereiro, prepara fevereiro, maio, agosto e novembro.
Se o primeiro mês já passou, o saldo prepara também os rascunhos dos meses que ficaram para trás.
A partir de uma fatura que já tem
- Em Faturas, abra a fatura que se repete, por exemplo a renda deste mês.
- Carregue em Ações e escolha Tornar recorrente.
O modelo abre já preenchido com os dados dessa fatura e começa no mês seguinte, para esse mês não ficar em duplicado. Confirme e guarde.
Se a fatura tiver várias linhas, o modelo usa a categoria e o IVA da primeira para o valor todo. Reveja os rascunhos que ele criar.
Rever e registar os rascunhos
O saldo cria cada rascunho sozinho, na data marcada. No topo do separador, uma caixa diz quantos rascunhos estão por registar. Carregue em Rever rascunhos: abre Faturas só com os rascunhos dos modelos.
Para cada um, confira o valor com a fatura que chegou e use o botão ⋯ da linha:
- Registar, se estiver certo;
- Editar rascunho, se o valor ou a data mudaram este mês;
- Eliminar rascunho, se este mês não houve fatura.
Também pode registar ou eliminar vários de uma vez. Ver Encontrar e organizar faturas.
Se a fatura verdadeira chegar depois pelo e-Fatura ou por email, o saldo mostra em Por rever que já está na contabilidade e propõe juntá-la à que registou. Ver Rever uma fatura lida.
Criar já os rascunhos em atraso
Criar rascunhos pendentes cria agora os rascunhos cuja data já chegou e que ainda não foram criados. Não cria os de datas futuras. Se não houver nenhum, o saldo diz «Ainda não há rascunhos para criar».
Na previsão de tesouraria
A previsão de tesouraria conta com os modelos: os rascunhos ainda por criar, e os já criados que ninguém registou, entram no dia em que vão vencer, como Recorrente.
Pausar, retomar, editar e eliminar
No botão ⋯ de cada modelo:
- Editar: muda o modelo daqui para a frente. Os rascunhos e faturas que já criou não mudam.
- Pausar: deixa de criar rascunhos. O estado passa a Em pausa.
- Retomar: volta a criar a partir do mês atual. Os meses em que esteve em pausa não são recuperados.
- Eliminar: apaga o modelo. Os rascunhos e faturas que já criou ficam.
Um modelo cujo último mês já passou fica Terminado.
Se um modelo não conseguir criar um rascunho (por exemplo, porque a categoria dele foi arquivada), a linha diz porquê. Edite o modelo para o corrigir.
Quem pode
Quem pode registar: o proprietário, os administradores, os membros e o contabilista. O leitor vê os modelos, mas não os botões.