Um movimento é dinheiro que entrou ou saiu de uma conta da empresa: uma linha do extrato ou do banco ligado, ou dinheiro que alguém registou à mão na caixa ou num fundo de maneio. Até dizer o que foi, o movimento fica Por classificar e não conta nos números: nem nas receitas, nem nos custos, nem no IVA.
Todos os movimentos estão em Movimentos, no menu. Os que esperam por si aparecem também em Por rever (ver Rever o que chegou). A forma de os explicar é a mesma nos dois sítios.
Só o proprietário, os administradores, os membros e o contabilista explicam movimentos. Quem é Leitor vê o que o saldo propõe, mas não o pode registar.
Abrir um movimento
Carregue numa linha. O movimento abre-se à direita com:
- o montante e o estado;
- Ligado a: o que já explica este dinheiro, por exemplo a fatura que pagou;
- a pergunta O que é este movimento?, com o que o saldo propõe por baixo.
| Estado | O que quer dizer |
|---|---|
| Por classificar | Ainda ninguém disse o que foi. |
| Tratado em parte | Uma parte já está explicada. O resto aparece em Por explicar. |
| Tratado | Está todo explicado. |
| Ignorado | Alguém o pôs de lado. |
| Duplicado | É o mesmo dinheiro que outro movimento já registado. |
| Alterado nos dados do banco | O banco mudou a linha depois de alguém a ter visto. |
O que o saldo propõe
Antes de tudo, o saldo mostra o que encontrou. Nada fica registado até carregar num botão.
- Já registado à mão. Alguém já registou este dinheiro, na mesma conta e pelo mesmo valor, por exemplo um pagamento feito na fatura antes de o extrato chegar. Carregue em É o mesmo. A linha do extrato confirma o registo e o dinheiro não conta duas vezes.
- Pagamento devolvido. O movimento parece desfazer um pagamento anterior, como um cheque devolvido. Ver Um cheque devolvido ou uma devolução.
- Sugestão. O que a IA acha que o movimento é, com a Confiança dela. Se concordar, carregue em Registar como…. Ver A IA no saldo.
- Associações sugeridas. Faturas em aberto que podem ser as que este dinheiro pagou. Cada uma diz porquê: mesmo montante, nome na descrição, número da fatura na descrição, perto do vencimento. Carregue em Associar ao lado da fatura certa.
Outra coisa…
Se o saldo não acertou, carregue em Outra coisa…. Se não tinha nada para propor, as opções já aparecem abertas, por baixo de O que foi este dinheiro?.
Cada botão abre só o seu formulário. O saldo mostra apenas as formas que fazem sentido para aquele movimento: por exemplo, Depósito do terminal de cartões só aparece em dinheiro que entrou e se a empresa tiver um terminal.
| Forma | Quando usar |
|---|---|
| Pagamento de faturas / Recebimento de faturas | O dinheiro pagou ou recebeu uma ou mais faturas. |
| Depósito do terminal de cartões | O TPA ou o SumUp depositou as vendas a cartão no banco. |
| Despesa sem fatura / Receita sem fatura | Não há fatura, ou ainda não chegou. |
| Sinal, antes da fatura | Um adiantamento pago ou recebido antes de haver fatura. |
| Caução | Dinheiro que volta: a caução da renda, da luz, de uma máquina alugada. |
| Impostos, salários, empréstimos… / Empréstimo, dinheiro dos sócios… | Dinheiro que não é de uma fatura. |
| Transferência entre contas | Dinheiro entre duas contas da empresa. |
| Devolução de um pagamento / Devolução de um recebimento | Um pagamento que voltou para trás. |
| Ignorar | Uma linha que não deve contar. |
Pagamento ou recebimento de faturas
Se a fatura não estiver nas sugestões:
- Em Procurar outra fatura, escreva o nome do cliente ou fornecedor, ou o número da fatura.
- Confirme o valor ao lado da fatura. Pode ser só uma parte.
- Carregue em Associar.
Para um pagamento que cobre várias faturas, associe uma de cada vez. O movimento continua aberto e mostra quanto falta.
Quando não sabe que faturas o dinheiro pagou, escolha a entidade em Foi um pagamento a um fornecedor, sem fatura certa (ou Foi um recebimento de um cliente, sem fatura certa) e carregue em Abater às faturas em aberto. O dinheiro paga as faturas dessa entidade das mais antigas para as mais recentes. O que sobrar fica como crédito para a próxima fatura.
Despesa ou receita sem fatura
Uma comissão do banco, um pagamento com cartão numa loja, um subsídio, juros recebidos. Escolha a entidade, se houver, e a Categoria, e carregue em Registar a despesa ou Registar a receita.
Uma despesa sem fatura fica como Fatura em falta até a fatura chegar. Ver Uma despesa sem fatura.
Sinal, antes da fatura
Um sinal pago a um fornecedor ou recebido de um cliente antes de qualquer fatura. Escolha a entidade e carregue em Registar o adiantamento. O valor fica a crédito dessa entidade até a fatura o abater (ver Fechar uma fatura sem dinheiro).
Por exemplo, a Exemplo, Lda pagou 1500 € de sinal à Sousa & Marques Engenharia antes da obra. A fatura da obra, quando chegar, abate esse valor.
Se o fornecedor já passou a fatura do adiantamento, use antes Pagamento de faturas e associe o movimento a essa fatura.
Caução
Uma caução não é um gasto nem uma receita: é dinheiro que vai voltar. Em O que foi, escolha uma das opções:
- em dinheiro que saiu: Demos uma caução ou Devolvemos uma caução que recebemos;
- em dinheiro que entrou: Devolveram-nos uma caução ou Recebemos uma caução.
Escolha a entidade e carregue em Registar caução. A caução fica na conta dessa entidade até ser devolvida. Ver O que lhe devem e o que deve.
Impostos, salários, empréstimos
Em O que foi, escolha:
| Dinheiro que saiu | Dinheiro que entrou |
|---|---|
| Pagamento de IVA, Segurança Social, Retenções de IRS, IRC | Empréstimo recebido |
| Salários | Dinheiro dos sócios (suprimentos) |
| Pagamento de empréstimo, Juros de empréstimo | Entrada de capital |
| Devolução aos sócios, ou despesa que um sócio pagou |
Numa prestação de um empréstimo, escolha Pagamento de empréstimo e escreva os Juros e o Imposto do Selo da prestação. O saldo calcula o capital amortizado. Pode juntar uma Nota (opcional). Carregue em Registar.
Transferência entre contas
Escolha a outra conta em Conta de destino (ou Vindo de) e carregue em Registar transferência. O saldo regista o outro lado nessa conta. Se ela for um banco, a linha do extrato dela confirma-o quando chegar. Ver Gastos em dinheiro e passar dinheiro entre contas.
Depósito do terminal de cartões
O terminal junta as vendas pagas com cartão e deposita-as no banco, menos a comissão.
- Em Vendas pagas neste depósito, escreva quanto deram as vendas, como mostra a app ou o extrato do terminal.
- Confira a Comissão do terminal que o saldo calcula.
- Carregue em Registar depósito.
Por exemplo, o SumUp depositou 485,30 € por vendas de 492,00 €: a comissão é de 6,70 €.
Ignorar
Para uma linha que não deve contar em lado nenhum. Escreva Porque o ignora e carregue em Ignorar. O movimento continua na lista, marcado como Ignorado, e o motivo fica no histórico.
Um movimento ignorado também não conta no saldo da conta. Use-o só para linhas que não são dinheiro da empresa a mexer, como uma linha repetida no extrato. Para dinheiro que saiu ou entrou de facto, escolha uma das outras formas.
Um movimento, várias coisas
Um mesmo movimento pode ser várias coisas. Por exemplo, uma transferência de 1000 € que paga uma fatura de 800 € e deixa 200 € de sinal.
Depois de explicar uma parte, o movimento pergunta O que explica os … que faltam? e mostra as formas que servem para o resto. Explique o resto da mesma maneira.
Algumas formas só servem para o movimento inteiro: impostos, salários e empréstimos, a transferência entre contas e o depósito do terminal. Só aparecem enquanto nada do movimento estiver explicado.
Fazer isto sempre que aparecer
Numa despesa ou receita sem fatura, marque Fazer isto sempre que aparecer antes de registar. Em Quando o movimento contiver, deixe só a parte do texto que é sempre igual, por exemplo «COMISSAO MANUTENCAO».
Da próxima vez que chegar um movimento com esse texto, o saldo propõe a mesma categoria. Continua a ser uma proposta: alguém tem de a confirmar. Ver Regras de registo.
Desfazer
Em Ligado a, cada coisa tem o botão Desfazer ao lado. O saldo mostra o que vai acontecer e pede o motivo. O movimento volta a ficar com esse valor por explicar.
Qualquer pessoa que explique movimentos pode desfazer um Ignorar ou um É o mesmo. O resto anula registos, por isso só o proprietário, os administradores e o contabilista o podem desfazer. Ver Desfazer e o histórico.
O resto do movimento
Mais abaixo, no mesmo painel:
- Ficheiros: um comprovativo, um talão ou a guia que pagou um imposto. Uma fatura anexada aqui é lida sozinha (ver Ficheiros anexados são lidos sozinhos).
- Detalhes: a data do movimento, a data-valor, a conta, a referência e a Origem.
- Histórico: tudo o que foi feito com este movimento, por quem e quando.
- Perguntas e notas: o que a equipa e o contabilista escreveram sobre este movimento.