Às vezes paga-se primeiro e a fatura chega depois. Outras vezes nunca chega: uma comissão do banco, um parquímetro, um café pago com um talão. O saldo regista a despesa na mesma, a partir do dinheiro que saiu, e lembra-se de que falta a fatura.
Uma despesa sem fatura nasce de duas maneiras:
- num movimento, com Despesa sem fatura (ver Explicar um movimento);
- num gasto pago pela caixa ou por um fundo, com Gasto em dinheiro (ver Gastos em dinheiro e passar dinheiro entre contas).
Enquanto a fatura não chega
A despesa fica na categoria que escolheu, pelo valor total, e marcada como Fatura em falta. Sem fatura, o IVA não é deduzido: os números mostram mais custos e menos IVA a recuperar do que os reais.
Encontra estas despesas em três sítios:
- em Movimentos, com o filtro Fatura em falta;
- na Visão geral, em O que falta para estes números estarem certos;
- no Fecho do mês, em Faturas das compras. Não impede o envio do mês, mas o contabilista vê-o.
Quando a fatura chega
A fatura pode chegar por qualquer caminho: o e-Fatura, um email, um ficheiro carregado. O saldo procura, até quatro meses para trás, a despesa que estava à espera dela.
- Abra a fatura em Por rever.
- Em O saldo acha que, veja se diz «A fatura que o movimento de … em … esperava».
- Carregue em Está certo.
A fatura toma o lugar da despesa sem fatura. O IVA passa a ser deduzido e a marca Fatura em falta desaparece. Se a entidade da despesa não tinha NIF, fica com o da fatura.
Também pode anexar a fatura diretamente ao movimento: abra-o e, em Ficheiros, carregue em Adicionar ficheiro. O saldo lê-a e propõe-na para este movimento em primeiro lugar.
Se desfizer a aprovação da fatura, a despesa volta a ficar como Fatura em falta.
Quando a fatura não vai chegar
Abra o movimento. Em Ligado a, por baixo da despesa, está a pergunta Vai haver fatura?. Escolha a resposta. Por baixo, o saldo explica o que cada uma muda.
| Resposta | Quando | O que muda |
|---|---|---|
| Ainda vai chegar | É o normal enquanto espera. | A despesa fica como Fatura em falta. |
| Não precisa: há outro comprovativo | Comissões bancárias, impostos, multas, seguros, rendas com recibo, ordenados. | Conta como custo normalmente. Não há IVA a deduzir. |
| Só há talão, ou fatura sem o NIF da empresa | Pagou e só ficou com o talão, ou a fatura não tem o NIF da empresa. | O IVA não se deduz e a despesa não conta como custo no IRC. |
| Não há comprovativo nenhum | Não há papel nenhum. | Não conta como custo no IRC e paga tributação autónoma de 50%. |
| Foi uma despesa pessoal | A despesa não era da empresa. | Sai dos custos e passa para a conta do sócio, que fica a dever o valor à empresa. |
Com qualquer resposta que não seja Ainda vai chegar, o saldo deixa de pedir a fatura. Pode mudar de resposta mais tarde.
Uma despesa pessoal
Só o proprietário, os administradores e o contabilista podem marcar uma despesa como pessoal, ou voltar atrás. Os outros veem a resposta, mas não a podem mudar.
A despesa passa para a categoria Despesas pessoais dos sócios: deixa de ser um custo da empresa e o sócio fica a dever esse valor. Fica no histórico como uma correção. Se mudar de ideias, escolha outra resposta e a despesa volta à categoria onde estava.
Refeições e ofertas a clientes
Um almoço com um cliente ou uma oferta a um fornecedor têm uma categoria própria: Refeições e ofertas a clientes (representação). Use-a mesmo quando há fatura.
Nesta categoria o IVA nunca se deduz e a despesa paga tributação autónoma de 10%. O Fecho do mês mostra-as em Refeições e ofertas a clientes.
A tributação autónoma
A tributação autónoma é um imposto que a empresa paga sobre certas despesas, mesmo que não tenha lucro (art. 88.º do Código do IRC). Duas delas aparecem aqui:
- despesas sem comprovativo nenhum: 50%;
- refeições e ofertas a clientes: 10%.
O Fecho do mês soma estas despesas e mostra uma estimativa do imposto, em Despesas sem comprovativo e em Refeições e ofertas a clientes. Em anos em que a lei agrava a taxa para empresas com prejuízo fiscal, mostra também quanto seria nesse caso. É uma estimativa: quem calcula e declara o imposto é o contabilista. Ver Fechar o mês e enviar ao contabilista.