Em Dinheiro, a parte Clientes e fornecedores mostra, entidade a entidade, o que está por acertar entre a empresa e cada um. Só aparecem as entidades com contas por acertar.
O saldo não guarda estes valores à parte: lê-os das faturas, dos pagamentos, das notas de crédito, das cauções e dos sinais. Quando uma fatura é paga, sai daqui sozinha.
As três colunas
| Coluna | O que soma |
|---|---|
| O que lhe devem | As faturas dos clientes ainda por receber. |
| O que deve | As faturas dos fornecedores ainda por pagar, o dinheiro que um cliente pagou adiantado ou o crédito de uma nota de crédito que lhe passou, uma caução que recebeu e tem de devolver, e o que uma pessoa ou um sócio pagou do bolso pela empresa. |
| Crédito a seu favor | As notas de crédito de fornecedores que ainda nenhuma fatura usou, os sinais que pagou antes da fatura, e as cauções que deu e lhe vão devolver. |
Cada coluna mostra o total e as entidades, da que tem mais para a que tem menos. Quando uma coluna está vazia, diz Ninguém.
Estes valores entram em A sua posição, no topo de Dinheiro (ver As suas contas de dinheiro).
A conta corrente de uma entidade
Carregue no nome de uma entidade. Abre-se a Conta corrente dela:
- no topo, numa frase: Tem a receber …, Tem a pagar … ou Está tudo acertado;
- por baixo, cada fatura, nota de crédito e movimento de dinheiro, do mais recente para o mais antigo, com o que ficou a dever depois de cada um.
Carregue numa linha para abrir a fatura ou o movimento de onde veio. Uma linha anulada aparece mais clara, com a indicação anulado.
Cauções e sinais
Uma caução e um sinal são dinheiro que já passou, mas que ainda não é um gasto nem uma receita. Ficam na conta da entidade até se resolverem.
- Sinal. Entra quando explica um movimento como Sinal, antes da fatura. Sai quando a fatura chega e o abate (ver Fechar uma fatura sem dinheiro).
- Caução. Entra quando explica um movimento como Caução. Sai quando o dinheiro volta: explique esse movimento também como Caução, com Devolveram-nos uma caução ou Devolvemos uma caução que recebemos.
Por exemplo, a Exemplo, Lda deu 1200 € de caução à Imobiliária Lusa pelo armazém. Os 1200 € aparecem em Crédito a seu favor até a Imobiliária os devolver.
Acertar contas
Quando a mesma entidade é cliente e fornecedor, pode dever-lhe dinheiro e a empresa dever-lhe também. Se combinarem, acertam-se as contas: o valor menor fica pago dos dois lados, sem dinheiro a passar, e só se paga a diferença. É o chamado encontro de contas.
Só o proprietário, os administradores, os membros e o contabilista podem acertar contas.
- Em Dinheiro, na parte Clientes e fornecedores, carregue no nome da entidade.
- Na Conta corrente, leia a proposta: «… deve-lhe dinheiro e a empresa também lhe deve.».
- Carregue em Acertar contas (…).
O saldo fecha as faturas de compra com as de venda dessa entidade, das mais antigas para as mais recentes, com a data de hoje. A conta corrente passa a mostrar só a diferença.
Por exemplo, a Fábrica de Ideias Unipessoal deve 1230 € à Exemplo, Lda por um trabalho, e a Exemplo deve-lhe 369 € pela impressão de folhetos. Ao acertar contas, 369 € ficam pagos de cada lado, e a Fábrica fica a dever só 861 €.