Uma fatura em papel, um PDF que chegou por outro caminho, a fotografia de um talão: carregue o ficheiro e o saldo lê-o por si. Depois mostra-lhe o que leu, e nada entra nas contas até o confirmar.
Só o proprietário, os administradores, os membros e o contabilista podem carregar ficheiros.
Carregar os ficheiros
- Carregue em Adicionar e escolha Faturas e recibos.
- Arraste os ficheiros para a área Arraste as faturas e os recibos para aqui, ou carregue em Escolher ficheiros.
- Se as faturas já foram pagas pela caixa ou por um fundo de maneio, escolha-o em Já pagas por (ver abaixo).
- Carregue em Ler os ficheiros.
Abre-se a página da importação, onde vê cada ficheiro a ser lido. Pode sair dela: a leitura continua sem si.
Que ficheiros
Pode carregar até 10 ficheiros de uma vez, com 12 MB cada e 20 MB ao todo:
- PDF, como a maioria dos fornecedores envia;
- fotografias em JPEG, PNG ou WebP, por exemplo a de um talão, tirada com o telemóvel;
- faturas eletrónicas em XML, no formato europeu (UBL, CIUS-PT).
Um PDF pode trazer várias faturas, uma atrás da outra. O saldo encontra cada uma pelo seu código QR.
Para os limites de todos os tipos de ficheiro, ver Ficheiros aceites.
Como o saldo lê
O saldo lê primeiro o código QR que a AT obriga a pôr em cada fatura. O código traz o NIF, o número, a data, os valores e o IVA por taxa, sem erros de leitura.
Sem código QR, a IA lê o texto do documento. Neste caso, confirme com mais cuidado o que foi lido. Uma fatura eletrónica em XML não precisa de nenhum dos dois: traz os valores escritos no próprio ficheiro.
Os nomes dos fornecedores e o documento a que um recibo ou uma nota de crédito se refere não vêm no código QR. O saldo tira-os do texto impresso.
Saiba mais em A IA no saldo.
Já pagas por: caixa ou fundo
O campo Já pagas por serve para as faturas que alguém já pagou em dinheiro, pela caixa da empresa ou por um fundo de maneio.
- Ainda por pagar, ou pelo banco: a fatura fica a pagar. Quando o pagamento aparecer no banco, liga-se a ela.
- A caixa ou um fundo: ao aprovar cada fatura, ela fica logo paga por aí.
Por exemplo: o encarregado da obra da Exemplo, Lda traz cinco talões de combustível pagos com o fundo de maneio. Carregue os cinco de uma vez e escolha o fundo dele em Já pagas por.
A escolha vale para todos os ficheiros desse carregamento. Se uns foram pagos pelo fundo e outros não, carregue-os em duas vezes. Ver Fundos de maneio.
O que acontece depois
Cada fatura lida aparece em Por rever, com o que o saldo propõe. Confirme-a ou corrija-a. Ver Rever uma fatura lida.
Ao aprovar, o tipo de documento decide o que acontece. Uma fatura-recibo fica também paga, um recibo junta-se à fatura que paga e uma nota de crédito abate na fatura a que se refere. Ver Tipos de documento.
Se a fatura já estiver nas contas, por exemplo porque veio do e-Fatura, o saldo propõe juntá-la à que já existe em vez de a registar duas vezes.
Uma guia de pagamento ao Estado (IVA, IRS, Segurança Social) não é uma fatura. O saldo reconhece-a e liga-a ao movimento do banco que a pagou. Ver O que deve ao Estado.
Se um ficheiro não puder ser lido, veja a mensagem na página da importação. Ver Acompanhar as importações e Mensagens das importações.