O saldo não inventa números: tudo o que mostra veio de algum lado. Há três formas de as faturas, os movimentos do banco e as vendas chegarem, e todas estão no botão Adicionar, no topo do menu.
Seja qual for a forma, nada entra nas contas sozinho. O que chega fica em Por rever até uma pessoa confirmar. Ver Rever o que chegou.
Ligar uma vez, chega sozinho
Em Ligar uma vez, chega sozinho estão as fontes que, depois de ligadas, trazem os documentos sem ninguém carregar nada:
| Fonte | O que traz | Página |
|---|---|---|
| e-Fatura | As faturas de compra que os fornecedores comunicam à AT. | Ligar o e-Fatura |
| O banco | Os movimentos da conta, quatro vezes por dia. | Ligar o banco |
| Por email | As faturas e os recibos que reencaminha para o endereço da empresa. | Receber faturas por email |
São as fontes que dão menos trabalho no dia a dia. O e-Fatura traz quase todas as compras; o email apanha as que não passam pelo e-Fatura e traz o ficheiro da fatura; o banco traz o dinheiro.
Carregar ficheiros
Em Carregar ficheiros escolhe um ficheiro que já tem no computador ou no telemóvel:
| Ficheiro | O que traz | Página |
|---|---|---|
| Faturas e recibos | PDF, fotografias ou faturas eletrónicas, lidas pelo código QR ou pela IA. | Carregar faturas e recibos |
| Extrato do banco | Os movimentos de uma conta, em CSV, Excel, CAMT.053 ou PDF. | Importar um extrato do banco |
| Vendas do programa de faturação | As vendas do mês, no ficheiro SAF-T. | Importar as vendas do programa de faturação |
Carregar ficheiros serve a empresa que não quer ligar o banco ou o e-Fatura, e serve também para o que as ligações não trazem: uma fatura em papel, um extrato antigo, as vendas.
Escrever à mão
Em Escrever, a opção Despesa ou receita abre um formulário para registar à mão, com ou sem documento. Serve para o que não tem ficheiro nem fonte: uma venda ao balcão, uma despesa paga em dinheiro. Ver Registar uma despesa ou receita à mão.
Qual escolher
Não precisa de escolher só uma. A maioria das empresas usa várias ao mesmo tempo:
- Compras: ligue o e-Fatura e use o email para os PDFs.
- Dinheiro: ligue o banco, ou importe o extrato uma vez por mês.
- Vendas: importe o SAF-T do programa de faturação no fim de cada mês.
Quando a mesma coisa chega por dois caminhos, o saldo junta-as. Uma fatura do e-Fatura e o PDF da mesma fatura enviado por email passam a ser uma só. Um movimento que o banco ligado já trouxe e que volta a aparecer num extrato importado fica posto de lado como duplicado. Um banco nunca é obrigatório: uma empresa pode trabalhar só com ficheiros.
De onde veio cada registo
Em Por rever, no botão ⋯, a opção De onde veio mostra cada fonte, quanto trouxe e o que espera por si.
O ecrã tem quatro partes:
- Canais: cada fonte em uso, com o número de importações, o que trouxe, a data da última vez e quantos itens esperam por si. As fontes que ainda não trouxeram nada ficam fechadas em Canais ainda sem nada, cada uma com o botão para começar.
- Como surgiram as faturas: quantas foram Introduzidas à mão ou Aprovadas em Por rever, e quantas vieram De modelos recorrentes ou do Saldo inicial.
- Posto de lado, sem registar: os movimentos duplicados, os movimentos ignorados e as faturas ignoradas. Nada aqui se perde: cada um pode voltar a partir do seu histórico.
- Correções: as faturas corrigidas e as decisões desfeitas.
Carregue num número para ver a lista que está por trás dele. O botão Ligações leva às ligações da empresa, em Definições.
Cada fatura e cada movimento mostra também a sua própria origem, na secção De onde veio e no Histórico. Ver Desfazer e o histórico.