Pode anexar um ficheiro a qualquer fatura ou movimento, em Ficheiros › Adicionar ficheiro. Quando o ficheiro é uma fatura, o saldo não se limita a guardá-lo: lê-o, como se o tivesse carregado em Adicionar.
Ver também Etiquetas, ficheiros e perguntas numa fatura.
Porque é que o saldo lê o anexo
Um anexo é muitas vezes a fatura que faltava. Por exemplo:
- pagou uma despesa sem fatura e registou-a numa categoria; dias depois, o fornecedor envia a fatura e anexa-a ao movimento;
- registou uma compra à mão, com os valores de memória, e anexa depois o PDF.
Em ambos os casos, a fatura traz o NIF, o número e o IVA certos. Se ficasse só guardada, os números do saldo continuariam a contar a despesa sem fatura, sem IVA dedutível.
O que o saldo faz com o anexo
- Lê o ficheiro, pelo código QR ou pela IA, como qualquer fatura.
- Põe a fatura lida em Por rever.
- Propõe primeiro o registo a que a anexou: «O ficheiro foi anexado a esta fatura», ou, num movimento, a fatura que esse movimento esperava.
Ao confirmar, a fatura completa o que já estava registado:
- num movimento registado numa categoria sem fatura, a fatura toma o lugar da categoria e o IVA passa a ser deduzido. Ver Uma despesa sem fatura;
- numa fatura registada à mão, a fatura junta-se a ela e preenche o que faltava. Se os valores forem diferentes, escolhe quais ficam.
Nada muda nas contas até confirmar. Ver Rever uma fatura lida.
Enquanto o saldo está a ler, a Visão geral diz quantas faturas anexadas estão a ser lidas, em O que falta para estes números estarem certos.
Quando não lê
O ficheiro fica sempre anexado. Só não é lido como fatura quando:
- não é um PDF nem uma imagem (JPEG, PNG ou WebP). Por exemplo, um CSV fica só guardado;
- foi anexado a uma nota de crédito, a uma fatura anulada, ou a um movimento ignorado ou posto de lado como duplicado;
- o mesmo ficheiro já tinha sido lido antes, por exemplo porque chegou por email;
- alguém parou a leitura em Importações;
- a leitura de faturas não está ligada nesta instalação do saldo.
Um ficheiro que não é uma fatura, como uma guia de pagamento ou um comprovativo de transferência, é lido mas não é proposto como fatura. Uma guia de pagamento ao Estado liga-se ao movimento que a pagou. Ver O que deve ao Estado.
Ficheiros anexados antes
Os ficheiros que já estavam anexados também são lidos, sem ninguém carregar em nada. O saldo lê-os aos poucos, alguns de cada vez, para nunca atrasar os ficheiros que alguém está a carregar.