Registar uma despesa ou receita à mão

A maior parte das faturas chega sozinha, do e-Fatura, por email ou de um ficheiro que carrega. Quando uma não chega por nenhum lado, escreva-a à mão.

Há dois caminhos para o formulário:

• em Faturas, o botão Escrever à mão;
• no menu, Adicionar e depois Despesa ou receita.

Preencher o formulário

1. No topo, escolha Despesa (uma compra) ou Receita (uma venda).
2. Em Entidade, escolha o fornecedor ou o cliente. Se ainda não existir, escreva o nome e carregue em Criar “…”. Pode juntar o NIF logo aí.
3. Em Categoria, escolha a que se refere. Se já registou faturas desta entidade, o saldo propõe a categoria que costuma usar e diz porquê, por exemplo «Costuma registar Combustíveis do Vale aqui — 9 dos últimos 10».
4. Em Código de IVA, escolha a taxa da fatura, por exemplo «IVA a 23%».
5. Escreva o valor. Ao lado, escolha se o valor que escreveu é Sem IVA ou Com IVA. Por baixo, o saldo mostra o outro valor e o IVA, para confirmar com a fatura.
6. Escreva o Número do documento e a Data de emissão, como estão na fatura.
7. Carregue em Registar despesa ou Registar receita.

A fatura entra nas contas e aparece em Faturas, Em aberto. Quando a pagar ou receber, o saldo liga-a ao movimento do banco, ou pode registar o pagamento à mão.

As categorias seguem o plano de contas oficial, por isso não se criam neste formulário. Para separar mais (por obra, por viatura), use uma etiqueta.

Uma entidade criada aqui fica como sendo de Portugal. Para um fornecedor ou cliente estrangeiro, crie-o antes em Clientes e fornecedores com o país certo. Ver Clientes e fornecedores.

Um fornecedor ou cliente no estrangeiro

Quando a entidade é de fora de Portugal, o Código de IVA mostra primeiro as formas de tributar uma compra ou venda ao estrangeiro, por exemplo «Serviços comprados na UE — autoliquidação». O saldo explica por baixo o que isso quer dizer para o IVA. Na dúvida, pergunte ao seu contabilista qual escolher.

Mais opções

Carregue em Mais opções (moeda, tipo de documento, datas) para ver:

• Moeda: para uma fatura noutra moeda. O saldo preenche o Câmbio com a taxa de referência do Banco Central Europeu do dia da fatura. Se o banco converteu a outra taxa, escreva essa.
• Tipo de documento, por exemplo FT para fatura ou FR para fatura-recibo. Ver Tipos de documento.
• Data de vencimento (opcional): o dia até ao qual a fatura deve ser paga, como está nela. É por esta data que o saldo diz que uma fatura está em atraso.
• Data na contabilidade (só nas despesas): o dia em que a fatura chegou à empresa. Vem preenchida com hoje. Uma venda conta sempre na data de emissão, porque é nesse dia que o IVA é devido.

Anexar o documento

Em Anexar o documento (opcional), carregue em Escolher ficheiro e escolha o PDF ou a fotografia da fatura (PDF, JPEG, PNG, WebP ou CSV, até 12 MB). O botão só oferece estes: outro ficheiro, como um Word, não fica na fatura. O ficheiro fica na fatura quando a registar.

Se se esquecer, anexe-o depois, na fatura, em Adicionar ficheiro. Ver Etiquetas, ficheiros e perguntas numa fatura.

Guardar como rascunho

Carregue em Guardar como rascunho em vez de registar quando ainda falta confirmar alguma coisa. Um rascunho aparece em Faturas com o estado Rascunho, mas não conta em nenhum número.

• O rascunho guarda o ficheiro escolhido e a data de vencimento. Quando o registar, a fatura fica com ambos.
• Para mudar a data de vencimento de um rascunho: no botão ⋯ da linha, escolha Editar rascunho e preencha Data de vencimento (opcional).

Para registar o rascunho, use ⋯ e Registar. Para o deitar fora, Eliminar rascunho. Também pode tratar vários de uma vez: ver Encontrar e organizar faturas.

Quem pode registar

O proprietário, os administradores, os membros e o contabilista. O leitor não vê os botões. Ver Papéis e permissões.

Uma fatura registada já não se edita como um rascunho. Para a mudar, ver Corrigir ou anular uma fatura.