A melhor forma de saber se as contas estão certas é compará-las com a realidade: o saldo que a app do banco mostra, ou as notas e moedas contadas na caixa. Se bater certo, não falta nada. Se não bater, falta registar alguma coisa, ou há alguma coisa registada duas vezes.
O saldo nunca muda as contas para ficarem iguais ao banco. Isso esconderia o erro que a comparação serve para encontrar. A diferença fica à vista até ser explicada.
Só o proprietário, os administradores, os membros e o contabilista fazem esta comparação.
Confirmar o saldo de um banco
- Em Dinheiro, carregue no botão de mais opções (⋮) ao lado do banco e escolha Confirmar saldo.
- Em Dia, escolha o dia. Não pode ser um dia futuro.
- Em Saldo no banco, escreva o saldo que a app do banco mostra no fim desse dia.
- Veja a resposta: No saldo mostra o que as contas têm nesse dia, e por baixo aparece Bate certo. ou a diferença.
- Carregue em Guardar.
Num terminal de cartões faz-se o mesmo, com o saldo que a app do terminal mostra.
Contar a caixa ou um fundo
- Conte as notas e moedas no fim do dia.
- Em Dinheiro, carregue em ⋮ ao lado da caixa ou do fundo e escolha Contar.
- Escolha o Dia e escreva o valor em Contado.
- Carregue em Guardar.
A diferença fica à vista
Depois de guardar, por baixo da conta aparece o resultado da última comparação:
- «Confirmado a …: bate certo»; ou
- «A … o banco mostrava …: diferença de …» (num banco), ou «A … contaram-se …: diferença de …» (na caixa ou num fundo).
O saldo volta a fazer a conta sempre que abre Dinheiro. Se a diferença vinha de movimentos que faltavam, desaparece quando os importar e explicar.
Num banco, a diferença costuma ser:
- movimentos Por classificar: um movimento só conta nas contas depois de explicado (ver Explicar um movimento);
- um extrato por importar, ou movimentos que o banco ligado ainda não trouxe;
- o mesmo pagamento registado duas vezes: à mão, e outra vez a partir da linha do banco em vez de confirmar que É o mesmo.
Na caixa ou num fundo, costuma ser um gasto ou um recebimento em dinheiro que ninguém registou.
Registar um acerto
Quando não há explicação, o proprietário ou um administrador pode registar um acerto. Os outros veem a diferença, mas não o podem registar.
- Faça a comparação como acima.
- Em vez de Guardar, carregue em Registar acerto de ….
O acerto põe as contas iguais ao valor que escreveu:
- Num banco, a diferença fica à parte, como diferença por esclarecer. Não conta como gasto. O contabilista vê-a e decide o que é.
- Na caixa ou num fundo, a diferença fica registada como quebra de caixa, se falta dinheiro, ou como sobra, se há a mais.
O acerto fica com a data da comparação. Se esse mês já foi enviado ao contabilista, fica no primeiro mês em aberto (ver Meses fechados e correções).
Por exemplo, ao contar a caixa, a Exemplo, Lda tinha menos 12,00 € do que as contas diziam, e ninguém sabia porquê. O acerto registou uma quebra de caixa de 12,00 €.
Anular um acerto
Por baixo da conta aparece «Acerto de … registado a …», com o botão Anular acerto. Carregue nele, diga porquê e confirme. As contas voltam ao que eram antes do acerto, e a comparação anterior volta a ser a última.
Só o proprietário, os administradores e o contabilista podem anular um acerto.