Em Clientes e fornecedores, no menu, está toda a gente com quem a empresa trabalha: empresas e pessoas, clientes e fornecedores. O saldo chama-lhes entidades.
Não precisa de os criar um a um. Quando uma fatura ou um movimento chega com um nome ou um NIF novo, o saldo cria a entidade.
Principais clientes e fornecedores
No topo, dois gráficos mostram os cinco clientes a quem a empresa mais vendeu e os cinco fornecedores a quem mais comprou, com IVA, no período escolhido em Período.
Carregue numa barra para ver as faturas desse cliente ou fornecedor.
A lista
Cada linha é uma entidade, com o NIF por baixo do nome (ou Sem NIF). As colunas dizem:
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Tipo | Cliente, Fornecedor ou Cliente e fornecedor. |
| Documentos | Quantas faturas há com esta entidade. |
| Receitas e Despesas | O total vendido e comprado, sem IVA, desde o início. |
| A receber e A pagar | O que ainda falta receber ou pagar. Por baixo, a laranja, o que já passou do prazo. |
| Última atividade | A data da fatura mais recente. |
Carregue no nome para ver todas as faturas dessa entidade em Faturas.
Por cima da lista, a linha de totais diz quantas entidades há e quanto há, ao todo, a receber e a pagar.
Para encontrar uma entidade, escreva o nome ou o NIF na caixa de pesquisa. Em Filtrar pode escolher, por exemplo, só quem tem valores em atraso, ou só quem trabalhou num projeto. Em Vistas, guarde os filtros que usa muitas vezes. Ver Encontrar e organizar faturas.
Para ver a conta corrente de uma entidade, linha a linha, abra Dinheiro. Ver O que lhe devem e o que deve.
Adicionar uma entidade
Quem pode registar despesas e receitas pode adicionar, editar e eliminar entidades.
- Carregue em Adicionar entidade, no topo do ecrã.
- Escreva o Nome.
- Em Tipo, escolha Fornecedor, Cliente ou Cliente e fornecedor.
- Em País, deixe PT ou escreva o código de duas letras do país, por exemplo ES ou FR.
- Em NIF (opcional), escreva o NIF. Para uma empresa de outro país da União Europeia, escreva o número de IVA começado pelo código do país, por exemplo IE6388047V.
- Carregue em Adicionar entidade.
A entidade passa a aparecer nas listas quando regista uma despesa ou uma receita.
Alvará ou certificado de empreiteiro
Num fornecedor, aparece também Alvará ou certificado de empreiteiro. Preencha-o para quem lhe presta serviços de construção civil.
Só quem tem alvará ou certificado pode faturar sem IVA, com a indicação de que é a sua empresa a pagá-lo ao Estado (autoliquidação, Lei 41/2015). Quando chega uma fatura assim de um fornecedor sem este campo, o saldo avisa. Não consulta o registo por si: confirme o número no portal do IMPIC.
Editar uma entidade
- Carregue em ⋯ no fim da linha.
- Escolha Editar seguido do nome.
- Mude o que precisar e carregue em Guardar.
As faturas já registadas continuam ligadas à mesma entidade.
Eliminar uma entidade
- Carregue em ⋯ no fim da linha.
- Escolha Eliminar seguido do nome e confirme.
Só se elimina uma entidade que ainda não foi usada: sem faturas, sem movimentos, sem fundos de maneio e sem faturas recorrentes. Se já foi usada, o saldo recusa, para as contas não ficarem com registos sem dono.
Entidades repetidas
Às vezes a mesma empresa aparece duas vezes: com o nome que veio do banco, sem NIF, e com o nome da fatura, com NIF. Quando o saldo dá por isso, mostra as duas em Por rever, por baixo da lista, para as juntar numa só ou dizer que são diferentes.
Juntar passa as faturas e os pagamentos de uma para a outra. Pode desfazer durante 30 dias. Só o proprietário, os administradores e o contabilista podem juntar entidades.
Ver Rever o que chegou.