Quando uma fatura chega por e-Fatura, por email ou num ficheiro que carregou, o saldo lê-a: primeiro o código QR que a AT põe nas faturas, e, se não houver, o texto, com IA. Nada do que leu entra nas contas até uma pessoa aprovar.
Abre a revisão de uma fatura de duas formas:
- em Por rever, carregue na fatura e, se o saldo não acertou, em Não, é outra coisa (ver Rever o que chegou);
- em Importações, abra a importação e depois a fatura.
No topo vê o número da fatura e o estado em que está:
| Estado | Quer dizer |
|---|---|
| Por rever | Falta dizer como entra nas contas. |
| Pronto a aprovar | Já está tudo escolhido. Falta aprovar. |
| Ainda não pode ser aprovado | Há um problema que o saldo não deixa passar. A caixa Precisa da sua revisão diz qual. |
| Aprovado | Já está nas contas. |
| Ignorado | Alguém decidiu não a registar. |
| Alterado no registo original | A fonte mudou a fatura depois de ser aprovada. |
Para o que quer dizer cada problema, ver Mensagens das importações.
Confirmar o que foi lido
À esquerda, em O que diz a fatura, está o que o saldo leu: o fornecedor e o cliente com os NIF, o tipo e o número, o ATCUD, as datas e os totais. Carregue em Abrir … para ver o ficheiro original ao lado.
Se alguma coisa estiver mal lida:
- Carregue em Corrigir o que foi lido.
- Corrija o campo, por exemplo o Número do documento ou um valor de uma Linha de imposto.
- Carregue em Guardar correções.
Dizer como entra nas contas
À direita, em Como entra na contabilidade:
- Numa compra, confirme a Data na contabilidade: o dia em que a fatura chegou à empresa. Uma venda não tem este campo: conta sempre na data de emissão.
- Confirme a Entidade. O saldo procura-a pelo NIF da fatura. Se não a encontrar, marca Adicionar como nova entidade, com o nome e o NIF que leu.
- Numa compra, diga em Como foi paga por onde saiu o dinheiro (ver abaixo).
- Em cada linha da fatura, escolha a Categoria e o Código de IVA.
- Carregue em Aprovar e registar.
Aprovar e registar só fica disponível quando a entidade e todas as linhas estiverem escolhidas.
Quando a entidade foi encontrada pelo nome, porque não tinha NIF (por exemplo, criada a partir de um movimento do banco), o saldo avisa. Ao aprovar, ela fica com o NIF da fatura.
O IVA dedutível
Numa compra, por baixo do código de IVA aparece, por exemplo, IVA dedutível: 100% — mudar. A percentagem vem da categoria (numa refeição, por exemplo, não se deduz nada) e do regime de IVA da empresa. Para a mudar, carregue no texto e preencha Parte do IVA dedutível (%) e o Motivo desta percentagem.
Como foi paga
| Escolha | O que acontece ao aprovar |
|---|---|
| Pela conta bancária (liga-se ao movimento quando chegar) | A fatura fica a dever até o movimento do banco aparecer e ser ligado a ela. |
| A caixa ou um fundo de maneio | A fatura fica logo paga por essa conta. |
| Um sócio pagou (cartão ou conta pessoal) | A fatura fica paga, e a empresa fica a dever esse valor ao sócio. |
Uma fatura-recibo ou uma fatura simplificada já diz que foi paga: ao aprová-la, o saldo regista também o pagamento. Ver Tipos de documento.
Lembrar a categoria
Marque Usar sempre esta categoria para faturas deste fornecedor (ou a este cliente) antes de aprovar. O saldo cria uma regra e, da próxima vez que chegar uma fatura deste NIF, propõe a mesma categoria. Ver Regras de registo.
Guardar sem aprovar
Guardar revisão guarda o que escolheu sem registar nada. A fatura fica à espera, para si ou para outra pessoa da equipa.
Já está na contabilidade?
Quando a fatura se parece com algo que já está nas contas, o saldo mostra a caixa Já está na contabilidade?, com o que encontrou. Assim não regista a mesma compra duas vezes.
- Juntar a esta aparece ao lado de uma fatura já registada, por exemplo uma que alguém escreveu à mão. A fatura lida fica anexada a ela em vez de entrar outra vez. O saldo pergunta Que valores ficam?: Manter os já registados ou Corrigir para os da fatura.
- Ligar aparece ao lado de um movimento do banco que espera por esta fatura, por exemplo uma despesa registada sem fatura. A fatura fica paga por esse movimento. Para o botão ficar disponível, escolha primeiro as categorias da fatura e carregue em Guardar revisão.
Se for mesmo outra compra, carregue em É outra compra, registar como nova.
Só o proprietário, os administradores e o contabilista podem escolher Corrigir para os da fatura, porque muda uma fatura já registada.
É uma obra
Uma fatura de um subempreiteiro de construção civil vem sem IVA e diz «IVA – autoliquidação». Nesse caso, quem declara o IVA é a sua empresa. Se a fatura não disser porquê, o saldo pergunta. Carregue em É uma obra se for uma subempreitada.
O saldo mostra então o IVA a autoliquidar e deixa escolher a taxa normal ou a reduzida (empreitadas de habitação). Se o fornecedor não tiver alvará nem certificado de empreiteiro registado na ficha dele, o saldo avisa: confirme-o antes de aprovar.
Se a autoliquidação for por outra razão (sucata, cortiça, licenças de emissão), deixe a fatura para o contabilista.
Ignorar uma fatura
Carregue em Ignorar quando a fatura não é da empresa ou já foi tratada de outra forma. O saldo pede o motivo, que fica registado. A fatura sai de Por rever sem entrar nas contas.
Quando a fonte muda a fatura
Às vezes a fatura muda depois de aprovada, por exemplo porque o fornecedor a anulou no e-Fatura. Fica no estado Alterado no registo original e volta a aparecer em Por rever.
- Se a mudança não afeta as contas, carregue em Aceitar a alteração sem mexer na contabilidade e diga porquê.
- Se afeta, corrija ou anule a fatura registada (ver Corrigir ou anular uma fatura) e depois aceite a alteração.
Voltar atrás
A caixa Decisões mostra o que já se decidiu sobre a fatura, com Desfazer ao lado. Desfazer uma aprovação anula a fatura nas contas e devolve-a a Por rever, para decidir de novo.
Qualquer pessoa que registe pode desfazer um Ignorar. Desfazer uma aprovação ou uma junção é só para o proprietário, os administradores e o contabilista. Ver Desfazer e o histórico.