No saldo há duas coisas, cada uma no seu ecrã:
- Faturas: o que a empresa comprou e vendeu. Uma fatura diz quanto se deve, a quem e até quando.
- Movimentos: o dinheiro que entrou e saiu de uma conta (o banco, a caixa, um fundo de maneio).
Entre as duas há ligações. Um movimento ligado a uma fatura diz «este dinheiro pagou aquela fatura». É assim que o saldo sabe o que está pago, o que falta pagar e o que cada movimento foi.
Uma ligação não é um para um
Na vida real, uma fatura e um pagamento raramente batem certo um com o outro. O saldo aceita isso:
- Duas faturas num pagamento. A Exemplo, Lda paga duas faturas do mesmo fornecedor numa só transferência. O movimento liga-se às duas.
- Uma fatura em três pagamentos. Um cliente paga uma obra em três vezes. A fatura liga-se aos três movimentos e fica Parcialmente pago até ao último.
- Um pagamento a mais ou a menos. O que o movimento tiver a mais fica Por explicar; o que a fatura tiver a menos continua em dívida.
Cada fatura mostra em Pago até agora o que a pagou, e cada movimento mostra em Ligado a o que pagou. Um abre o outro.
O estado de uma fatura
| Estado | Quer dizer |
|---|---|
| Rascunho | Ainda não está nas contas. |
| Em aberto | Registada, e nada foi pago. |
| Parcialmente pago | Já foi paga uma parte. |
| Pago | Não falta nada. |
| Anulado | Já não conta nos números, mas fica guardada para o histórico. |
O estado nunca se escolhe à mão. O saldo calcula-o a partir do que está ligado à fatura: o dinheiro e o que a fechou sem dinheiro.
O estado de um movimento
| Estado | Quer dizer |
|---|---|
| Por classificar | Ninguém disse ainda o que foi este dinheiro. |
| Tratado em parte | Uma parte está explicada, outra não. |
| Tratado | Todo o dinheiro está explicado. |
| Ignorado | Posto de lado de propósito, por exemplo um movimento de teste. |
| Duplicado | O mesmo dinheiro que outro movimento já trouxe. |
| Alterado nos dados do banco | O banco voltou a enviá-lo com dados diferentes. Precisa de ser visto. |
Também aqui o estado vem das ligações: quando desfaz uma, o movimento volta a Por classificar.
Dinheiro que não paga uma fatura
Nem todo o dinheiro é o pagamento de uma fatura. Um movimento pode ser:
- uma despesa ou receita sem fatura: uma comissão do banco, um subsídio, uma compra cuja fatura ainda não chegou;
- um sinal, pago ou recebido antes de haver fatura;
- uma caução, que vai voltar: a da renda, a da eletricidade, a de uma máquina alugada;
- impostos, salários, um empréstimo, dinheiro dos sócios;
- uma transferência entre duas contas da empresa.
A fatura que chega depois
Uma despesa paga sem fatura fica na categoria certa, mas sem IVA deduzido e com a indicação Fatura em falta. Quando a fatura chegar, por qualquer fonte, o saldo propõe juntá-la a esse movimento. Ao aprovar, a fatura toma o lugar da despesa e o IVA passa a ser deduzido.
Se não vier fatura nenhuma, diga porquê no movimento: há outro comprovativo, só há talão, não há nada, ou foi uma despesa pessoal. Ver Uma despesa sem fatura.
O sinal que a fatura abate
Um sinal fica na conta do cliente ou do fornecedor até a fatura chegar. Na fatura, carregue em Abater … de adiantamento e o sinal passa a pagar parte dela.
A caução que volta
Uma caução não é gasto nem receita: fica na conta da entidade até ser devolvida. Quando o dinheiro voltar, explica-se o movimento como a devolução dessa caução.
Fechar uma fatura sem dinheiro
Algumas faturas ficam pagas sem que o dinheiro todo passe pelo banco:
- Retenção na fonte: o cliente paga menos e entrega a diferença ao Estado.
- Desconto de pronto pagamento: o cliente pagou um pouco menos. Feche com Fechar com desconto (até 5%).
- Nota de crédito: abate na fatura a que se refere.
- Encontro de contas: uma compra e uma venda à mesma entidade anulam-se uma à outra.
- Adiantamento aplicado: o sinal que a entidade já pagou.
- Pago por um sócio: um sócio pagou com o cartão ou a conta pessoal.
Cada um aparece na fatura, em Pago até agora. Ver Fechar uma fatura sem dinheiro.
Notas de crédito e crédito a seu favor
Uma nota de crédito abate na fatura que indica. Se essa fatura já estava paga (por exemplo, devolveu paletes ao fornecedor depois de pagar), o valor fica como crédito a favor na conta da entidade. Abate-se numa próxima fatura dela, com Abater … de crédito numa fatura em aberto, ou liga-se ao movimento quando a entidade devolver o dinheiro.
Pagar no momento
Uma fatura-recibo ou uma fatura simplificada já diz que foi paga. Ao aprová-la, o saldo regista também o pagamento, pela conta que escolher (o banco, por defeito, ou a caixa ou um fundo de maneio).
Quando o movimento do banco chegar mais tarde, o saldo reconhece-o como Já registado à mão e não o conta duas vezes.
A conta de cada cliente e fornecedor
Em Dinheiro, em Clientes e fornecedores, aparece quem tem contas por acertar com a empresa: o que lhe deve, o que deve à empresa e o crédito a seu favor. Carregue num nome para ver a Conta corrente, linha a linha. Esta conta não se escreve: é lida das faturas e das ligações. Ver O que lhe devem e o que deve.
Porque é assim
Se o estado de uma fatura se escolhesse à mão, podia dizer «paga» sem dinheiro nenhum por trás. No saldo, tudo o que diz que uma fatura está paga é uma ligação que se vê, se abre e se pode desfazer. Ver Desfazer e o histórico.