O saldo é o lado do dono: mostra-lhe onde a empresa está e prepara o mês para lho entregar. A contabilidade oficial continua no seu programa, e as obrigações declarativas continuam consigo. Esta página diz onde fica a fronteira, para saber o que pode esperar do saldo e o que não deve procurar lá.
Emitir faturas
O saldo não emite faturas. Não é um programa de faturação certificado pela AT, não numera séries nem gera ATCUD.
As vendas entram no saldo já emitidas noutro sítio:
- pelo ficheiro SAF-T (PT) de faturação, que o programa certificado exporta (ver Importar as vendas do programa de faturação);
- pelo PDF ou pela fotografia da fatura, que a IA lê;
- registadas à mão, a partir da fatura já emitida (ver Registar uma despesa ou receita à mão).
Em todos os casos o saldo regista o documento que existe. Nunca cria um documento fiscal.
Salários
O saldo não processa salários: não calcula remunerações, retenções de IRS, contribuições para a Segurança Social nem recibos de vencimento.
O que vê é o dinheiro. Quando o banco mostra o pagamento dos ordenados, da Segurança Social ou das retenções, a empresa classifica o movimento e o saldo regista-o contra a conta do passivo correspondente:
| O que a empresa escolhe | Conta |
|---|---|
| Salários | 2312 Remunerações a pagar ao pessoal |
| Segurança Social | 245 Contribuições para a Segurança Social |
| Retenções de IRS | 242 Retenção de impostos sobre rendimentos |
O lançamento do processamento (o gasto em 63, o passivo em 23, 242 e 245) é seu, no seu programa. No saldo esses passivos ficam com o saldo dos pagamentos até lá chegarem os seus lançamentos.
As guias que envia (DUC, Segurança Social) podem ser carregadas no saldo. Ficam em Por pagar ao Estado até um movimento do banco as pagar, e o saldo liga-as a esse pagamento como comprovativo. Ver O que deve ao Estado.
Declarações
O saldo não entrega nenhuma declaração: nem a declaração periódica de IVA, nem a Modelo 22, nem a IES, nem a Declaração Mensal de Remunerações.
Mostra duas estimativas, para o dono saber com o que contar:
- o IVA que o período deixa a pagar, por código de IVA (ver IVA a pagar);
- a tributação autónoma das despesas sem comprovativo e das despesas de representação, no fecho de cada mês (ver Fechar o mês e enviar ao contabilista).
Nenhuma delas substitui o apuramento. O saldo também não lança o apuramento do IVA (2432 e 2433 contra 2436): o pagamento do IVA, quando a empresa o classifica, vai a 2436 IVA a pagar, e o resto é consigo.
Fecho do ano e IRC
O saldo não faz o fecho do exercício. Não apura o resultado, não calcula o IRC nem as derramas, e não lança a estimativa de imposto.
Também não faz:
- Depreciações e amortizações. Uma compra de equipamento pode ir a uma conta do ativo (433, 434, 435, 443), mas o saldo nunca lança a depreciação. As contas 642 e 643 existem no plano para receberem os seus lançamentos.
- Inventários. Não há existências, nem custo das mercadorias vendidas calculado. As compras de mercadorias ficam em 611 e 612, e a variação de inventários é sua.
- Imparidades e provisões. Uma venda que o dono deixa de contar receber (Não contar com este dinheiro) sai do “a receber” e da previsão, mas não lança nada: a dívida continua em 211.
- Acréscimos e diferimentos, e a reclassificação de dívidas entre corrente e não corrente. Um empréstimo bancário fica em 25111, a parte corrente; a passagem para 25112 é sua.
O ficheiro SAF-T de contabilidade
O saldo não gera o SAF-T (PT) de contabilidade. O que o contabilista pode descarregar do saldo é a demonstração de resultados e o balancete em CSV, o CSV de Explorar e o ficheiro de cada documento (ver Demonstrações).
O que o saldo deixa pronto
Em vez disso, o saldo entrega-lhe um mês arrumado:
- cada fatura revista por uma pessoa, com o ficheiro anexado;
- cada movimento do banco explicado: a fatura que pagou, a categoria, a transferência, o imposto;
- as despesas sem fatura assinaladas, com o motivo;
- as perguntas que fez sobre uma fatura ou um movimento, respondidas;
- o mês marcado como enviado, para que o que recebeu não mude depois.
Saiba como o saldo regista tudo isto em Como o saldo regista.