A Visão geral é o primeiro ecrã do saldo. Mostra como está o negócio no período escolhido, lido das contas da empresa no momento em que o abre. Cada número e cada gráfico abre os registos que estão por trás.
Escolher o período
O período está no topo do ecrã, à direita de Período. Carregue nele e escolha Este mês, Mês passado, Este trimestre, Últimos 3 meses, Este ano ou Ano passado, ou escolha no calendário o início e o fim.
Até escolher um período, o saldo abre no último mês que tem registos, para não lhe mostrar um ecrã de zeros no início de um mês.
O mesmo período vale para os outros ecrãs que o usam, como o Fecho do mês e o IVA a pagar. Se o período já foi enviado ao contabilista, aparece ao lado a indicação Fechado a alterações.
Os seis números
| Número | O que é | Ao carregar |
|---|---|---|
| Receitas | O que faturou no período, sem IVA. | Abre os registos que somam esse valor. |
| Custos | O que gastou no período, sem o IVA que deduz. | Abre os registos que somam esse valor. |
| Lucro | Receitas menos custos. | |
| IVA a pagar | O IVA das vendas menos o IVA que deduz nas compras. Quando é mais o que deduz, chama-se IVA a recuperar. | Abre o IVA a pagar. |
| Por receber | O que os clientes lhe devem hoje. | Abre as faturas de clientes em aberto. |
| Por pagar | O que deve hoje aos fornecedores. | Abre as faturas de fornecedores em aberto. |
As receitas e os custos contam na data da fatura, não na data em que o dinheiro entra ou sai. Uma venda de março paga em maio conta em março.
Por receber e Por pagar são o que está em aberto hoje, seja qual for o período escolhido. Uma venda que marcou como «Não contar com este dinheiro» não entra em Por receber. Ver Uma venda que não vai ser paga.
O que ainda falta para os números estarem certos
Por baixo dos números pode aparecer uma linha como «4 coisas por tratar para os números ficarem completos». Carregue nela para ver o que é:
- Despesas sem fatura. Sem fatura, o IVA não se deduz e a despesa conta pelo total. Quando a fatura chegar, o saldo junta-a e o IVA passa a ser deduzido.
- Entradas de dinheiro por classificar. Dinheiro que entrou e que ainda ninguém disse o que é. Até lá, não conta em lado nenhum. Se ainda não há nenhuma receita registada, as receitas e o IVA das vendas ficam a zero.
- Pagamentos por classificar. Dinheiro que saiu e que ainda não está nos custos nem a pagar uma fatura.
- Faturas lidas à espera de si. Estão lidas, mas só entram nas contas quando as confirmar.
Cada linha tem um botão que abre exatamente o que falta: Ver quais, Rever, Ligar o e-Fatura ou Importar as vendas (SAF-T). Enquanto houver coisas por tratar, os números mostram menos IVA e mais custos do que os reais.
Quando não falta nada, a linha desaparece.
Primeiros passos
Numa empresa nova aparece o cartão Primeiros passos: escolha como chegam as despesas e receitas, e o saldo lista os passos para começar. Cada passo fica marcado sozinho quando está feito. Para tirar o cartão do ecrã, carregue em Esconder. Para o voltar a ver, abra Definições › Empresa e carregue em Mostrar na visão geral, no cartão Primeiros passos.
Só quem pode registar (proprietário, administradores, membros e contabilista) vê este cartão. Ver O seu primeiro mês no saldo.
Os gráficos
- Receitas e custos: os últimos 12 meses, lado a lado.
- Lucro ou prejuízo por mês: receitas menos custos, mês a mês.
- Despesas por categoria e Receitas por cliente: as maiores no período. Carregue numa barra para ver os registos dessa categoria ou desse cliente.
- Previsão de tesouraria: o dinheiro previsto nas próximas 13 semanas. Carregue numa semana para a abrir. Ver Ver a previsão de tesouraria.
- Em aberto, por atraso: o que lhe devem e o que deve, separado em Dentro do prazo, Em atraso há 1–30 dias, Em atraso há 31–60 dias e Em atraso há mais de 60 dias. Carregue numa parte para ver essas faturas.
Para mudar um gráfico (outro período, outra divisão, outra medida), carregue em Abrir em Explorar. Ver Explorar os números.
Ver só uma parte do negócio
Carregue em Filtrar para ver os números de uma parte do negócio. Pode filtrar por Entidade, Categoria, Etiquetas, Projeto, Despesa ou receita e Código de IVA.
Por exemplo, para ver quanto a Exemplo, Lda faturou e gastou numa obra, filtre por Projeto. Aparece a frase «Todos os valores desta página seguem os filtros acima.» A previsão de tesouraria não segue os filtros: mostra sempre a empresa inteira.
O endereço da página guarda os filtros, por isso pode copiá-lo e enviá-lo a alguém da empresa.
Vistas guardadas
Se usa sempre os mesmos filtros, guarde-os como uma vista:
- Escolha os filtros.
- Carregue em Vistas e depois em Guardar vista….
- Dê-lhe um Nome e carregue em Guardar vista.
Para voltar a ela, carregue em Vistas e escolha-a. As vistas guardadas são partilhadas: todos na empresa as veem. Se guardar com um nome que já existe, substitui essa vista. Para apagar uma, carregue em Vistas e escolha-a em Apagar uma vista; desaparece para toda a empresa.
O Leitor usa as vistas, mas não guarda nem apaga.
Os registos por trás de um valor
Quando carrega num total das Demonstrações ou de um Projeto, abre-se Registos por trás deste valor: cada registo que soma esse total, com a data, a conta, o documento ou a origem, e o Efeito no total. Um registo que anula outro aparece marcado como anulação. Carregue no documento para o abrir.
Num projeto com orçamento, o mesmo ecrã mostra o Orçamento, o Custo e o que fica Disponível no orçamento. Ver Projetos.