Este guia leva-o da empresa criada ao primeiro mês enviado ao contabilista. Conte com uma hora na primeira vez, mais o tempo de rever o que chegar. Nos meses seguintes, quase tudo chega sozinho.
1. Criar a empresa
- Carregue no nome da empresa, no topo do menu, e escolha Criar empresa. (Se ainda não tem nenhuma empresa aberta, carregue em Nova empresa….)
- Escreva o Nome da empresa.
- Carregue em Criar.
A empresa abre logo, vazia. Fica como Proprietário: pode fazer tudo, incluindo convidar outras pessoas.
2. Preencher os dados da empresa
Em Definições, no separador Contabilidade, preencha a Identificação fiscal: o NIF, a morada, o Regime de IVA e se a Declaração de IVA é mensal ou trimestral. O saldo usa o NIF para saber, em cada fatura, se é uma compra ou uma venda, e o regime para calcular o IVA. Só o proprietário e os administradores podem mudar estes dados.
Ver Dados da empresa e regime de IVA.
3. Dizer como chegam as despesas e receitas
Na Visão geral aparece o cartão Primeiros passos. Em Como chegam as suas despesas e receitas?, carregue em cada forma que a sua empresa usa. Pode escolher várias:
| Escolha | Para quem |
|---|---|
| e-Fatura | Quase todas as empresas: as faturas de compra que os fornecedores comunicam à AT. |
| Recibos por email | Quem recebe faturas por email e as quer reencaminhar. |
| Ficheiros que carrego | Quem tem faturas em PDF ou em papel (uma fotografia serve). |
| O meu banco | Quem quer os movimentos do banco sem os escrever. |
| O meu programa de faturação (SAF-T) | Quem fatura num programa certificado. |
| Introduzo à mão | Quem prefere escrever cada despesa e receita. |
Por baixo aparece uma lista de passos, um por cada escolha, mais rever o que chegou, o ponto de partida e convidar o contabilista. Cada passo tem um botão Começar que o leva ao sítio certo.
Não precisa de marcar nada: cada passo fica riscado sozinho quando o saldo vê que está feito. Quando já não precisar do cartão, carregue em Esconder. Se o quiser de volta, está em Definições › Empresa: carregue em Mostrar na visão geral.
4. Ligar as fontes
Faça os passos da lista. Os mais comuns:
- Ligar o e-Fatura, em Definições › Integrações. Traz as faturas de compra sem ter de as pedir aos fornecedores. Ver Ligar o e-Fatura.
- Ligar o banco, também em Integrações, ou importar o extrato que o banco deixa descarregar. Ver Ligar o banco e Importar um extrato do banco.
- Importar as vendas do programa de faturação, uma vez por mês. Ver Importar as vendas do programa de faturação.
- Carregar faturas em PDF ou fotografia. Ver Carregar faturas e recibos.
Só o proprietário e os administradores podem ligar o e-Fatura e o banco.
Todas as formas de trazer documentos estão no botão Adicionar, no topo do menu:
5. Indicar o ponto de partida
O saldo precisa de saber onde a empresa estava no dia em que começou a usá-lo: quanto havia em cada conta e que faturas estavam por receber ou por pagar. Sem isto, o dinheiro nas contas e o que lhe devem começam a zero.
Em Definições › Contabilidade, carregue em Indicar ponto de partida. Pode escrever os valores ou importar o balancete do seu contabilista. Só o proprietário e os administradores o podem fazer.
Ver Indicar o ponto de partida.
6. Rever o que chegou
À medida que as faturas e os movimentos chegam, ficam em Por rever. Nada entra nas contas até alguém confirmar. Abra cada item, veja o que o saldo propõe e carregue em Está certo, ou em Não, é outra coisa para o corrigir.
No primeiro mês há mais para rever, porque o saldo ainda não conhece os seus fornecedores. Cada vez que confirma, aprende: no mês seguinte, propõe a mesma categoria para o mesmo fornecedor.
Ver Rever o que chegou.
7. Convidar o contabilista
Em Membros, carregue em Convidar pessoa, escreva o email do contabilista e escolha o papel Contabilista. Copie a ligação do convite e envie-lha.
Ver Convidar a equipa e o contabilista.
8. Fechar o mês
No início do mês seguinte, abra Fecho do mês e escolha o mês no período, em cima à direita. O saldo lista o que ainda falta: movimentos do banco por classificar, coisas por rever, rascunhos, compras sem fatura. Cada item abre exatamente o que falta.
Quando a lista estiver tratada, carregue em Marcar … como enviado (com o nome do mês). Só o proprietário e os administradores o podem fazer.
Ver Fechar o mês e enviar ao contabilista.
E depois
Nos meses seguintes, o trabalho é quase só o passo 6: rever o que chegou, de preferência um pouco cada semana. A Visão geral mostra o que ainda falta para os números estarem certos.