No saldo nada se apaga. O que chegou fica guardado, o que se decidiu pode ser desfeito, e o que foi registado corrige-se com um registo contrário. Por isso pode confirmar com à-vontade: se se enganar, volta atrás, e o histórico mostra o que aconteceu.
Três camadas
Tudo o que está no saldo é uma de três coisas:
| Camada | O que é | Pode ser desfeita? |
|---|---|---|
| O que chegou | O que cada fonte disse: a fatura do e-Fatura, a linha do extrato, o ficheiro carregado. | Não. Fica sempre, tal como chegou. |
| O que se decidiu | O que uma pessoa fez com isso: aprovar uma fatura, juntá-la a outra, ignorá-la, ligar um movimento a uma fatura, fechar uma fatura com desconto. | Sim. |
| O que foi registado | Os registos nas contas que cada decisão fez. | Nunca se apagam nem se alteram. Desfazer regista o contrário. |
Desfazer uma decisão não apaga nada: o saldo regista o contrário do que a decisão tinha registado, e marca a decisão como desfeita. O que chegou continua lá, pronto para uma nova decisão.
O histórico
Cada fatura e cada movimento têm a sua secção Histórico: o que aconteceu, por ordem, quem o fez e quando. Por exemplo:
- «Ana aprovou-a em Por rever»
- «Paga 1230,00 € por Depósitos à ordem»
- «Ana corrigiu-a», com o total antes e depois
- «Rui ignorou-o»
O que foi desfeito continua no histórico, riscado, com «Desfeito por» quem e quando. Assim, o histórico conta sempre a história inteira.
Para ver as alterações de toda a empresa, num só sítio, abra Definições › Histórico de alterações. Ver Histórico de alterações.
Desfazer
- Abra a fatura ou o movimento.
- No Histórico, encontre o que quer desfazer e carregue em Desfazer ao lado.
- Leia Isto vai:, a lista do que vai acontecer.
- Em Porquê?, escreva a razão, por exemplo «fatura errada». Fica no histórico.
- Carregue em Desfazer.
Ver antes o que vai acontecer
Uma decisão pode levar outras consigo, e o saldo mostra-as todas antes de desfazer. Desfazer a aprovação de uma fatura já paga, por exemplo, pode:
- anular o pagamento e devolver o movimento a Por rever, por explicar;
- anular a fatura;
- devolver a fatura a Por rever, para decidir de novo.
E desfazer a ligação de uma fatura a uma despesa que esperava por ela devolve o movimento à categoria onde estava.
Se o mês já estiver fechado, os registos contrários entram no primeiro mês aberto. Ver Meses fechados e correções.
Quando não se pode desfazer já
Às vezes é preciso desfazer outra coisa primeiro. O saldo diz o quê, por exemplo:
- «Foi aplicada uma nota de crédito a esta fatura. Anule primeiro a nota de crédito.»
- «A fatura foi corrigida depois disto. Desfaça primeiro essa correção.»
- «Uma fatura já abateu este adiantamento. Desfaça primeiro isso.»
- «Só a correção mais recente pode ser desfeita.»
Quem pode desfazer o quê
| Desfazer | Quem pode |
|---|---|
| Ignorar uma fatura ou um movimento, marcar um movimento como duplicado, aceitar uma diferença em relação à fonte | Proprietário, administradores, contabilista e membros |
| Aprovar ou juntar uma fatura, ligar um movimento, fechar uma fatura sem dinheiro, uma correção, juntar duas entidades, um acerto de saldo | Proprietário, administradores e contabilista |
A segunda linha anula registos nas contas, por isso fica com quem pode corrigir. Um membro vê o botão Desfazer, mas o saldo explica: «Só o dono, um administrador ou o contabilista podem desfazer isto, porque anula registos.» O Leitor não desfaz nada.
Ver Papéis e permissões.
Outros sítios onde se desfaz
- Clientes e fornecedores juntos: em Por rever, por baixo da lista, aparecem as entidades juntas nos últimos 30 dias, cada uma com Desfazer.
- Acertos de saldo: em Dinheiro, uma conta com um acerto mostra Anular acerto. Ver Confirmar o saldo do banco e contar a caixa.
- Uma fatura registada: corrige-se ou anula-se a partir dela. Ver Corrigir ou anular uma fatura.
- Uma nota de crédito já abatida: em Ações, Anular nota de crédito. Ver Anular uma nota de crédito.
Porque é assim
Se uma decisão errada apagasse o que chegou, não havia volta. Se uma correção apagasse o registo antigo, o contabilista não sabia o que tinha mudado desde o mês que recebeu. Guardando tudo, qualquer pessoa pode ver como cada número chegou ao que é.