Todos os meses, o contabilista envia à empresa as guias para pagar ao Estado: a Segurança Social, as retenções de IRS dos salários, o IVA, o IRC. Em Dinheiro, a parte Por pagar ao Estado mostra as guias que ainda ninguém pagou, com o prazo de cada uma.
A parte só aparece quando há pelo menos uma guia por pagar.
Como as guias chegam ao saldo
O saldo conhece as guias pelos ficheiros que recebe, da mesma forma que as faturas:
- o contabilista reencaminha-as para o endereço de email da empresa (ver Receber faturas por email);
- ou alguém as carrega em Adicionar (ver Carregar faturas e recibos).
O saldo reconhece que uma guia não é uma fatura e lê o que ela diz: o imposto, o valor, a referência de pagamento e o prazo. Uma guia não é registada como despesa: é o aviso de um pagamento a fazer.
O que mostra
Para cada guia:
- o imposto: Segurança Social, Retenções de IRS, Pagamento de IVA ou IRC. Se o saldo não percebeu qual é, mostra o nome do ficheiro;
- Pagar até e a data, ou Sem data na guia;
- o valor.
As guias estão ordenadas pelo prazo, a mais urgente primeiro. Em cima, Por pagar é a soma de todas.
Por exemplo, a Exemplo, Lda tem duas guias que o contabilista enviou: a Segurança Social, de 1512,30 €, e as retenções de IRS, de 845,00 €, ambas a pagar até dia 20.
Estes valores contam como dívida em A sua posição, no topo de Dinheiro. A previsão de tesouraria também os conta, cada um no seu prazo. O IVA é a exceção: a previsão estima-o a partir das faturas (ver IVA a pagar).
Quando a guia fica paga
A guia sai da lista quando aparece o movimento do banco que a pagou, ou quando regista o pagamento à mão (ver abaixo). O saldo liga a guia ao movimento do banco sozinho quando o movimento:
- é uma saída exatamente do valor da guia; e
- traz a referência de pagamento da guia na descrição, ou é o único pagamento ao Estado desse valor.
Não importa o que chega primeiro: uma guia carregada antes do extrato liga-se ao movimento quando ele chegar. A guia fica anexada ao movimento, em Ficheiros, como comprovativo.
Ligar a guia não explica o movimento. Abra-o e diga o que foi, com Impostos, salários, empréstimos… e o imposto certo (ver Explicar um movimento).
Registar o pagamento de uma guia
Se a guia foi paga ao balcão, com dinheiro da caixa, ou por um banco cujos movimentos não chegam ao saldo, diga que a pagou:
- Na linha da guia, carregue em Registar pagamento.
- Se o saldo não percebeu o que a guia paga, escolha-o em O que a guia paga.
- Em Pago por, escolha a conta de onde saiu o dinheiro: um banco, a caixa ou um fundo de maneio. O saldo propõe o primeiro banco.
- Confirme a Data do pagamento.
- Carregue em Registar pagamento.
A guia sai de Por pagar ao Estado. O pagamento aparece em Movimentos, com a indicação Registado à mão, já explicado com o imposto da guia, e com a guia em Ficheiros.
Só o proprietário, os administradores, os membros e o contabilista registam pagamentos.
Se o dinheiro saiu de um banco e mais tarde chegar o extrato, a linha do banco aparece em Por rever com a proposta É o mesmo. Confirme-a, para o pagamento não contar duas vezes.
Se se enganou, desfaça o pagamento no histórico do movimento (ver Desfazer e o histórico). O movimento deixa de contar e a guia volta à lista. Só o proprietário, os administradores e o contabilista desfazem um pagamento.