Um fundo de maneio é dinheiro entregue a uma pessoa para gastar pela empresa: o encarregado de uma obra, quem vai às compras. A pessoa paga o que for preciso e traz as faturas. De tempos a tempos, a empresa repõe o fundo.
No saldo, cada fundo é uma conta de dinheiro, em Dinheiro, com o nome da pessoa que o tem e a regra do reforço.
Abrir um fundo
Só o proprietário e os administradores podem abrir fundos.
- Em Dinheiro, carregue em Adicionar conta.
- Em Que conta, escolha Fundo de maneio.
- Escreva o Nome, por exemplo «Fundo da obra». Em Com quem fica, escolha a pessoa na lista, se o saldo já a conhece, por exemplo porque já teve outro fundo ou é sócia. Se não estiver na lista, escreva o nome: o saldo cria-a.
- Em Como é reforçado, escolha a regra (ver a tabela abaixo).
- Se a regra tiver data, escreva o valor, escolha em Vindo de o banco ou a caixa de onde sai o dinheiro, e o Dia do mês, entre 1 e 28.
- Carregue em Abrir o fundo.
| Como é reforçado | O que acontece |
|---|---|
| Repor até um valor | Todos os meses, nesse dia, o reforço é o que foi gasto e o que a pessoa pagou do bolso dela: o fundo volta ao mesmo valor. |
| Sempre o mesmo valor | Todos os meses, nesse dia, o mesmo valor. |
| Quando for preciso | Não há data. Reforça-se quando for preciso. |
Um fundo só se reforça a partir de um banco ou da caixa, nunca de outro fundo.
Para mudar a regra mais tarde, carregue em Mudar o reforço, na linha do fundo. O próximo reforço já segue a regra nova. Só o proprietário e os administradores mudam a regra.
O fundo em Dinheiro
Por baixo do nome do fundo, o saldo diz com quem está e como é reforçado, por exemplo «Está com Rui Costa · reposto até 300,00 € no dia 1». Mostra também o próximo reforço: quanto, quando e de que conta.
Na mesma linha estão:
- Ver os movimentos do fundo: tudo o que entrou e saiu dele, em Movimentos;
- Carregar as faturas que trouxe;
- Reforçar;
- Registar um gasto;
- Devolver o que sobrou, quando o fundo tem dinheiro.
Reforçar o fundo
A regra só propõe. Ninguém mexe no dinheiro sem uma pessoa confirmar.
No dia do reforço, aparece em Por rever uma linha como «O Fundo da obra precisa de 335,00 € para voltar ao valor combinado.». Carregue em Está certo para registar o reforço, ou em Ver o fundo para o ver em Dinheiro antes.
Também pode reforçar a qualquer momento:
- Na linha do fundo, carregue em Reforçar.
- Confira a conta em Vindo de, a data e o Montante. O saldo já os preenche com o reforço previsto.
- Carregue em Passar.
Se o dinheiro saiu de um banco, a linha do extrato aparece mais tarde com a proposta É o mesmo. Confirme-a, para não contar duas vezes.
Registar o que a pessoa gastou
Quando a pessoa traz faturas:
- Na linha do fundo, carregue em Carregar as faturas que trouxe.
- Escolha os ficheiros. Em Já pagas por, o fundo já está escolhido.
- Carregue em Ler os ficheiros.
Ao aprovar cada fatura em Por rever, ela fica paga pelo fundo. Ver Carregar faturas e recibos.
Para um gasto sem fatura, como combustível com talão, carregue em Registar um gasto. Abre-se o formulário de Gasto em dinheiro, já com o fundo escolhido. Ver Gastos em dinheiro e passar dinheiro entre contas.
Quando a pessoa gasta mais do que tinha
O fundo nunca fica negativo. O que a pessoa paga a mais sai do bolso dela, e a empresa fica a dever-lhe esse valor.
O saldo avisa na linha do fundo, por exemplo «Rui Costa pagou 35,00 € do próprio bolso: o próximo reforço devolve-lhe esse valor.». O valor aparece também em O que deve, em Clientes e fornecedores.
O próximo dinheiro que entra no fundo paga primeiro à pessoa. Com Repor até um valor, o reforço já inclui o que lhe é devido.
Por exemplo, o Fundo da obra repõe até 300 €. Rui Costa gastou os 300 € e mais 35 € do bolso dele. O reforço seguinte é de 335 €: 35 € para o Rui e 300 € para o fundo.
Devolver o que sobrou
Quando a obra acaba, ou o fundo já não é preciso, o dinheiro que a pessoa ainda tem volta para a empresa.
- Na linha do fundo, carregue em Devolver o que sobrou.
- Em Conta de destino, escolha a caixa ou o banco. O saldo propõe a conta de onde vêm os reforços.
- Confira a data e o Montante. O saldo preenche-o com o que o fundo tem.
- Carregue em Passar.
Um fundo só devolve o que tem. Se a pessoa pagou do próprio bolso, a empresa é que lhe deve: esse valor é-lhe devolvido no reforço, não sai do fundo.
Encerrar um fundo
Um fundo só se encerra quando está a zero e a pessoa já não tem nada a receber. Para o pôr a zero, devolva o que sobrou. Ver As suas contas de dinheiro.