As contas de uma empresa são dela. Esta página explica onde ficam, quem as pode ver e o que acontece quando alguém sai.
Na União Europeia
A contabilidade de cada empresa e os seus ficheiros (faturas, extratos, anexos) ficam guardados na União Europeia, num espaço restrito à UE. É o que a lei pede a quem guarda as faturas em formato eletrónico (Decreto-Lei 28/2019, art. 20.º).
Os dados da sua conta, como o nome e o email, e as sessões abertas podem ser tratados fora do Espaço Económico Europeu pelos prestadores do saldo, ao abrigo das regras europeias. A Política de privacidade diz quais são.
Cada empresa à parte
Cada empresa tem a sua própria contabilidade, separada das outras. Nenhum ecrã e nenhuma pesquisa do saldo mistura dados de duas empresas. Quando muda de empresa, no topo do menu, vê só a empresa escolhida.
Quem vê o quê
Só vê uma empresa quem lá foi convidado e aceitou. Ninguém de fora a consegue ver.
- Cada pessoa tem um papel nessa empresa, que diz o que pode ver e fazer. Ver Papéis e permissões.
- O saldo confirma o papel de cada pessoa em cada pedido. Quando o proprietário ou um administrador remove alguém em Membros, essa pessoa perde o acesso de imediato.
- Dentro da empresa, todos veem as mesmas contas. As vistas guardadas, as notas e as perguntas nas faturas também são partilhadas com toda a empresa.
- O Histórico de alterações, em Definições, regista quem fez o quê e quando. Ver Histórico de alterações.
O que fica guardado
- Tudo o que chegou, tal como chegou: os ficheiros carregados, as faturas do e-Fatura, as linhas do banco. Mesmo o que foi ignorado ou posto de lado continua guardado, para poder voltar a ele.
- Tudo o que se decidiu, incluindo o que foi desfeito, com quem e quando.
- Tudo o que foi registado. Uma correção não apaga o registo antigo; regista ao lado o contrário. Ver Desfazer e o histórico.
A IA e os seus dados
Quando a IA lê uma fatura ou sugere o que é um movimento, o registo desse pedido no serviço de IA guarda só de que empresa é, para que serviu e quanto custou. O texto da fatura ou do banco, os nomes e os NIF não ficam lá. Ver A IA no saldo.
O logótipo da empresa
O logótipo é uma imagem pequena (PNG, JPEG ou WebP, até 200 KB) guardada com a empresa. O saldo não aceita o endereço de uma imagem noutro sítio da internet: se aceitasse, esse sítio ficava a saber cada vez que alguém abrisse as contas. Ver Dados da empresa e regime de IVA.
As ligações ao banco e ao e-Fatura
- O banco: a ligação só lê. O saldo nunca movimenta dinheiro nem faz pagamentos. O consentimento é dado no seu banco, por até 180 dias, e pode desligá-lo quando quiser. Ver Ligar o banco.
- O e-Fatura: o utilizador e a palavra-passe da AT ficam guardados cifrados, e servem só para ler as faturas. Ver Ligar o e-Fatura.
Uma empresa não se elimina
Não há forma de eliminar uma empresa a partir do saldo. A lei obriga a empresa a guardar as faturas e a contabilidade durante dez anos (art. 52.º do Código do IVA e Decreto-Lei 28/2019, art. 19.º). Uma empresa eliminada levava consigo esses registos, sem ninguém lhes poder chegar.
Sair de uma empresa
Quem não é o proprietário pode deixar de ver uma empresa:
- Abra Definições, no separador Empresa.
- Carregue em Sair desta empresa e confirme.
Nada nas contas muda. Quem gere a empresa pode voltar a convidá-lo.
Pedir uma cópia ou a eliminação dos seus dados
Pode pedir acesso aos seus dados, a correção, a portabilidade ou a eliminação pelo contacto que está na Política de privacidade. Quanto à contabilidade de uma empresa, quem decide é a empresa: o pedido segue para ela.
Termos e privacidade
Os Termos de utilização e a Política de privacidade estão na página de entrada do saldo, e podem ser lidos sem conta. Cada um diz no topo a data da última atualização.