Tudo o que chega ao saldo, de qualquer fonte, fica em Por rever com uma proposta: «O saldo acha que» é o pagamento desta fatura, uma despesa nesta categoria, uma transferência entre contas. A proposta poupa trabalho, mas não regista nada. Só uma pessoa, ao carregar em Está certo, faz entrar nas contas.
Esta página explica de onde vêm essas propostas e porque umas são mais certas do que outras.
A ordem de certeza
O saldo procura primeiro o que pode saber com certeza, e só depois o que pode adivinhar. Fica com a primeira resposta que encontra.
Num movimento do banco
- Já registado à mão. Alguém já registou, nesta conta, um pagamento deste valor exato (por exemplo, uma fatura-recibo paga no dia). O movimento do banco confirma-o, e não conta duas vezes.
- Uma fatura em aberto que este dinheiro paga. A que a IA indica com confiança; ou uma com o valor exato e mais uma pista (o nome da entidade ou o número da fatura no texto do banco, ou a data de vencimento próxima); ou, quando o texto nomeia a entidade e ela tem uma só fatura em aberto, uma parte do que falta pagar dessa fatura.
- Dinheiro que não é fatura. Impostos, salários, um empréstimo, quando o texto do banco o diz (por exemplo, a Segurança Social) ou a IA tem confiança suficiente. Ou um sinal, quando o texto nomeia um cliente ou fornecedor que o saldo conhece.
- Uma despesa ou receita sem fatura, quando uma regra sua ou o histórico desse fornecedor dizem a categoria.
Numa fatura (e-Fatura, email, ficheiro carregado)
- Já está nas contas. Alguém registou à mão uma despesa que é esta fatura, ou o pagamento que esperava por ela já está registado. O saldo propõe juntar, em vez de registar duas vezes.
- Já revista. Alguém abriu a fatura, escolheu a categoria e só falta aprovar.
- A categoria de uma regra, ou a da última vez. Uma regra sua para aquele NIF, ou a categoria da última fatura desse fornecedor.
Sem proposta
Se nada disto responde, o item fica em Precisa de si e abre logo com o que é preciso decidir. Acontece, por exemplo, com um fornecedor novo, um movimento sem pistas, ou uma fatura com uma taxa de IVA que não é das normais em Portugal.
As importações de vendas do programa de faturação também não têm proposta: aprovam-se de uma vez, a partir do resumo. Ver Importar as vendas do programa de faturação.
O que o saldo lê de uma fatura
Antes de propor o que é uma fatura, o saldo tem de a ler. Também aqui começa pelo mais certo:
- O código QR da AT, que quase todas as faturas portuguesas trazem. Os valores ficam exatamente como a AT os conhece.
- A fatura eletrónica, num ficheiro XML, que traz cada campo escrito.
- A IA, quando não há nem uma coisa nem outra.
Ver A IA no saldo.
Regras
Uma regra diz: «sempre que aparecer este texto ou este NIF, propõe esta categoria». Cria-se no momento em que decide:
- ao registar um movimento do banco sem fatura, com Fazer isto sempre que aparecer;
- ao aprovar uma fatura, com Usar sempre esta categoria para faturas deste fornecedor (ou deste cliente).
As regras propõem; nunca registam sozinhas. Ficam todas em Definições › Regras, onde as pode apagar. Ver Regras de registo.
O histórico
Sem regra, o saldo olha para a última vez: em que categoria ficou a última fatura ou despesa desse fornecedor. Na Exemplo, Lda, se a fatura da Energia Directa ficou em Energia e fluidos no mês passado, a deste mês é proposta para lá também. Na proposta aparece «como da última vez»; com uma regra, «pela sua regra».
Por isso, o primeiro mês tem mais trabalho, e os seguintes menos: cada decisão que toma ensina a próxima proposta.
A IA sugere, nunca regista
A sugestão da IA sobre um movimento é só mais uma pista, e entra na ordem de certeza depois das certezas: um valor exato e uma regra sua vêm antes. Uma sugestão da IA abaixo de 70% de confiança não chega a ser a proposta do saldo.
Confirmar várias de uma vez
O botão Confirmar N propostas, em Por rever, confirma de uma vez só as propostas certas: pagamentos já registados, faturas que batem ao cêntimo com um pagamento, faturas já revistas ou com a categoria de uma regra sua. As que vêm do histórico ou da IA ficam para ver uma a uma. Ver Rever o que chegou.
Quanto a IA acerta
Em Definições › Regras, o cartão Quanto a IA acerta compara cada sugestão da IA com o que a pessoa acabou por registar. Serve para saber quanto confiar nela na sua empresa. Ver A IA no saldo.
E se a proposta estava errada
Carregue em Não, é outra coisa e diga o que é. Se já confirmou, pode desfazer no Histórico da fatura ou do movimento. Ver Desfazer e o histórico.