Uma fatura fica Em aberto até o saldo saber que foi paga. Há duas formas de lhe dizer:
- Pelo banco. Quando o movimento aparece (do banco ligado ou de um extrato), o saldo propõe a fatura que ele paga, em Por rever. É a forma habitual. Ver Explicar um movimento.
- À mão, na fatura. Para um pagamento em dinheiro, por um fundo de maneio, por um sócio, ou para não esperar pelo extrato. É o que esta página explica.
Registar o pagamento
- Em Faturas, carregue no botão ⋯ da linha da fatura.
- Escolha Registar pagamento.
- Em Data do pagamento, indique o dia em que o dinheiro saiu ou entrou. Vem preenchida com hoje.
- Em Pago por (numa compra) ou Recebido por (numa venda), escolha a conta por onde passou o dinheiro: um banco, a caixa, um fundo de maneio ou, só numa compra, Um sócio pagou (cartão ou conta pessoal).
- Confirme o valor. Vem preenchido com o que está em dívida.
- Carregue em Registar pagamento.
A fatura passa a Pago, ou a Parcial se pagou só uma parte. O pagamento aparece na fatura, em O que a pagou, e em Movimentos, como registado à mão.
Registar pagamento só aparece numa fatura Em aberto ou Parcial, e para quem pode registar (não para o leitor).
Pago por um banco
Se escolher um banco, o saldo fica à espera do movimento desse banco. Quando ele chegar, o saldo reconhece que é o pagamento que já registou e propõe-no em Por rever como o mesmo, para não contar duas vezes. Por isso, escolha a conta por onde o dinheiro passou de facto.
Pago por um sócio
Quando um sócio pagou uma compra com o cartão ou a conta pessoal dele, escolha Um sócio pagou (cartão ou conta pessoal). A fatura fica paga e a empresa fica a dever esse valor ao sócio. Numa venda esta escolha não aparece: o dinheiro de um cliente entra numa conta da empresa. Ver O que lhe devem e o que deve.
Pagar só uma parte
Escreva no valor só o que foi pago, por exemplo 500,00 € de uma fatura de 1200,00 €. A fatura fica Parcial, com 700,00 € Em dívida. Registe o resto da mesma forma quando for pago.
O botão Valor total volta a pôr o valor em dívida. O saldo não deixa registar mais do que está em dívida.
Se faltar só um pouco, porque o cliente pagou com desconto de pronto pagamento, pode fechar a fatura sem dinheiro. Ver Fechar uma fatura sem dinheiro.
Uma fatura noutra moeda
As contas da empresa estão em euros. Numa fatura em dólares, por exemplo, o painel pede dois valores:
- Pago (EUR): os euros que saíram ou entraram de facto na conta;
- Valor liquidado (USD): quanto da fatura esses euros pagaram, na moeda dela.
O saldo mostra por quanto a fatura estava registada em euros. Se o câmbio do dia do pagamento for diferente, mostra a diferença de câmbio, favorável ou desfavorável, e regista-a com o pagamento.
Pagamentos em dinheiro acima do limite
Quando escolhe a caixa ou um fundo de maneio, o saldo avisa se o pagamento passa os limites da lei para pagamentos em numerário (art. 63.º-E da Lei Geral Tributária):
- uma fatura de compra de 1000 € ou mais tem de ser paga por transferência, cheque ou débito, não em dinheiro;
- ninguém pode pagar nem receber 3000 € ou mais em dinheiro.
O saldo não recusa: regista o que aconteceu. A fatura aparece no fecho do mês para o contabilista ver. Ver Limites de pagamento em numerário.
Desfazer um pagamento
Abra a fatura e, em O que a pagou, carregue em Desfazer ao lado do pagamento. O saldo pede o motivo e mostra o que vai mudar antes de confirmar. A fatura volta a ficar em dívida, e um pagamento registado à mão deixa de existir em Movimentos.
Só o proprietário, os administradores e o contabilista podem desfazer um pagamento. Ver Desfazer e o histórico.